Interview mit Aleka Heinrich,Assistentin des Vorstandsvorsitzenden bei Siegwerk 

ÜBER SIEGWERK

Siegwerk ist einer der weltweit führenden Anbieter von Druckfarben und Lacken für Verpackungsanwendungen und Etiketten. Als Familienunternehmen in der 7. Generation blickt es auf eine lange Tradition zurück.

DIE HERAUSFORDERUNG

Wie haben Sie von Boardwise erfahren?

„Ich bin das erste Mal bei einer hybriden Assistenten-Messe auf Boardwise gestoßen. Über die Plattform kam ich mit einer Ihrer Kolleginnen ins Gespräch. Schon damals war ich an Tools interessiert, die unsere Sitzungsprozesse verbessern könnten. Obwohl das Thema zunächst nicht oberste Priorität hatte, blieben wir über zwei Jahre in Kontakt. Letztes Jahr wurde es dann konkreter, und wir haben uns schließlich entschieden, Boardwise einzuführen.“

Was waren die Hauptprobleme, die Sie lösen wollten?

„Die Organisation war bisher sehr aufwendig. Themen kamen über alle möglichen Kanäle – E-Mail, Telefon, handschriftliche Notizen. Es war schwierig, den Überblick zu behalten. Außerdem musste ich bei Änderungen die Beteiligten manuell informieren, was extrem zeitaufwendig war. Ich wusste, dass es eine bessere Lösung geben muss.“

Warum fiel die Wahl auf Boardwise?

„Vor allem die Integration in MS Teams hat uns überzeugt. Wir haben bereits mit Teams gearbeitet, und Boardwise ergänzt unsere Arbeitsweise perfekt. Die Bedienung war intuitiv, und die Zusammenarbeit mit dem Team war unkompliziert und professionell. Insgesamt machte das Tool den besten Eindruck.“

DIE LÖSUNG

Wie hat sich Ihre Arbeit seit der Einführung verändert?

„Es ist unglaublich, wie viel effizienter alles geworden ist. Ich kann Agenden direkt im System erstellen, Themen verschieben, und Zeiten werden automatisch berechnet. Alles – von Agenden bis zu Protokollen – ist zentral gespeichert. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für viel mehr Übersichtlichkeit.“

Gab es Herausforderungen bei der Implementierung?

„Am Anfang war es etwas komplex, sich in die vielen Funktionen einzuarbeiten. Die Konfiguration, vor allem der automatisierten Texte, war aufwendig. Ein detaillierterer Implementierungsplan hätte hier geholfen. Dank der Unterstützung von Boardwise haben wir aber alles gut gemeistert.“

DIE ERGEBNISSE

Welche Vorteile bringt Boardwise für das Unternehmen insgesamt?

„Es hat Struktur in unsere Prozesse gebracht. Die Themen werden jetzt standardisiert eingereicht, und alle wissen, wie der Ablauf funktioniert. Das spart nicht nur mir Zeit, sondern bringt auch mehr Disziplin ins Unternehmen. Zudem schätzen wir die Transparenz: Alle Informationen sind an einem Ort, und jeder hat Zugriff.“

Haben Sie eine Lieblingsfunktion?

„Es gibt viele! Die Möglichkeit, Themen schnell zu verschieben, und die automatisierten Circulars sind großartig. Aber auch die integrierte Suchfunktion und die einfache Aktualisierung von Einladungen machen das Tool unverzichtbar.“

Zum Abschluss: Würden Sie Boardwise weiterempfehlen?

„Absolut. Es hat unsere Arbeitsweise komplett verändert. Die Effizienz, Transparenz und Struktur, die Boardwise bietet, machen es zu einem unverzichtbaren Tool – sowohl für mich als auch für das gesamte Unternehmen.“