Organisation der Vorstandssitzungen bei Stihl

Experteninterview mit Isabella Röhm, Assistentin des CEO

Effiziente Organisation von Vorstandssitzungen, Zeitersparnis und einfache Integration in bestehende Systeme

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Hintergrund

Im Januar 2024 implementierte Stihl Boardwise und markierte damit sein Go-Live-Datum. Seitdem haben sie ihre ersten Treffen mit Boardwise organisiert. In einem Interview mit Nadine erzählt Isabella Röhm, CEO Office und Assistentin des Vorstandsvorsitzenden, wie sich ihre Arbeit mit Boardwise verändert hat.

Einführung von Boardwise

Wie bist du auf Boardwise gestoßen?

„Wir haben zusammen mit unserem IT-Netzwerk geforscht. Letztlich haben wir uns auf der Grundlage einer Empfehlung von Microsoft für Boardwise entschieden. Wir haben auch über persönliche Netzwerke und den Markt im Allgemeinen recherchiert, aber es gab kein anderes Tool, das so gut zu unseren Bedürfnissen passte wie diese Software.“

Bedarfsanalyse: Boardwise als ideale Lösung

Was sind Ihre spezifischen Bedürfnisse, die Boardwise jetzt so gut erfüllt?

„Im Wesentlichen erledigt Boardwise alle klassischen Aufgaben im Zusammenhang mit Vorstandssitzungen, insbesondere innerhalb unseres Vorstands. Dazu gehören die Registrierung von Themen, die Gestaltung der Tagesordnung, das Versenden von Einladungen zu Besprechungen, die Bereitstellung von Sitzungsdokumenten, das Aufzeichnen von Protokollen sowie das Einbeziehen von Entscheidungen und Aufgaben. Wir haben diese umfassende Berichterstattung nur in Boardwise gefunden. Darüber hinaus haben wir geschätzt, wie sich Boardwise in unsere Microsoft-Struktur integriert und direkt mit unserer SharePoint-Plattform verbunden ist. Für die Sitzungsteilnehmer, die Vorstandsmitglieder, hat sich durch diesen Übergang nicht viel geändert.“

Vorgehensweise vor der Boardwise-Implementierung

Wie haben Sie diese Aufgaben vor Boardwise bewältigt?

„Wir haben Office-Vorlagen verwendet und SharePoint-Bibliotheken gemeinsam genutzt. Die Kommunikation erfolgte hauptsächlich über E-Mail-Austausch, Chats oder persönliche Gespräche.“

Vergleich der Arbeitslast vor und nach der Boardwise-Implementierung

Ja, wie war diese Arbeitsbelastung für Sie, besonders im Vergleich zu jetzt?

„Es war viel Koordination erforderlich, und nicht jeder hatte immer die gleichen Informationen. Themen aus den sechs Vorstandsabteilungen kamen zu mir ins CEO-Büro, wo ich dafür verantwortlich war, Entscheidungen darüber vorzubereiten, welche Themen wann auf die Tagesordnung gesetzt werden sollten. Für meine Kollegen in den anderen Vorstandsbüros ist es einfacher geworden, da Themen jetzt direkt in Boardwise für zukünftige Treffen registriert werden können. Es sind also keine zusätzlichen Erinnerungen oder Abstimmungsschleifen erforderlich. Boardwise benachrichtigt die Planer (Exekutivbüros), sobald neue Tagesordnungspunkte registriert werden. Daher hat jeder von uns immer die gleichen Informationen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Vorstandsmitglieder auch jederzeit direkt in Boardwise auf alle Informationen zugreifen können. Vor der Einführung von Boardwise hing das stark davon ab, wie die einzelnen Geschäftsstellen ihre Arbeit verwalteten.“

Optimierte Arbeitsabläufe mit Boardwise

Ist der Arbeitsablauf mit Boardwise also standardisierter geworden?

„Genau, mit Boardwise ist jeder gezwungen, von Anfang an bei der Einreichung eines Themas alle notwendigen Informationen für Besprechungen bereitzustellen. Ist zum Beispiel eine Entscheidungsvorlage erforderlich? Wird eine Lösung erwartet oder dient sie nur der Information oder Diskussion? Wer aus den Abteilungen sollte teilnehmen und in welcher Form (persönlich oder aus der Ferne), und wie viel Zeit wird benötigt? All dies wird automatisch in der Datenbank erfasst. Das Feedback der Kollegen war, dass die Arbeit mit Software viel mehr Spaß macht, als E-Mails zu schreiben, Office-Vorlagen manuell zu aktualisieren und ständig verschiedene Dinge im Auge zu behalten.“

Höhere Transparenz und Disziplin

Wenn ich also die wichtigsten Punkte richtig verstehe, hat Boardwise die Transparenz innerhalb des Unternehmens erhöht, weil jeder besser auf alles zugreifen kann, und es hat mehr Disziplin eingeführt, indem Dokumente von Anfang an aufgenommen wurden, was Ihren Arbeitsablauf immens erleichtert. Sind das die wichtigsten Punkte?

„Ja, absolut. Transparenz und Informationsfluss sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere angesichts unserer Abhängigkeiten zwischen den Treffen. Diskussionen finden nicht nur im Vorstand, sondern auch in verschiedenen anderen Ausschüssen statt. Wir arbeiten mit unterschiedlichen Hierarchieebenen und sind in Entscheidungsprozessen häufig funktionsübergreifend tätig. Daher war die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen ein sehr wichtiges Ziel für uns.“

Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen mit Boardwise

Und was würden Sie über die Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen sagen, seit Sie Boardwise haben?

„Wir hatten es noch nicht lange, aber ein Vorteil, den wir sehen, ist die Klarheit: Wann und von wem wurde in welchem Ausschuss entschieden. Dies wird durch Suchfunktionen gewährleistet, und wir profitieren auch davon, dass wir die Aktionen aus Besprechungen einfacher überwachen können, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist. Das ist ein großer Vorteil für uns. Wir haben ein automatisches System, das die Notwendigkeit einer manuellen Ausstehenliste überflüssig macht und den Status der Tagesordnungspunkte in Boardwise filtert.“

Leichtigkeit in der täglichen Arbeit

Sie haben vorhin erwähnt, dass Sie nicht mehr an Dinge denken. Also, aus persönlicher Sicht, welche Erleichterung bietet Boardwise bei Ihrer täglichen Arbeit?

„Boardwise ermöglicht eine klare Delegierung von Verantwortlichkeiten auf die verschiedenen Exekutivbüros, sodass ich nicht der Engpass bin; wir arbeiten hier als Team. Das war mir extrem wichtig. Die Kaskadierung von Entscheidungen zu relevanten Vorstandsthemen wird in den jeweiligen Geschäftsstellen von meinen Kollegen geleitet. Natürlich bin ich die letzte Genehmigungsstelle, bereite alles für den CEO vor und leite das Programm, aber wir haben die Verantwortlichkeiten aufgeteilt, und jeder in unserem Team hat die gleichen Berechtigungen in Boardwise, sodass jeder alles sehen und umsetzen kann. Diese Transparenz gewährleistet auch die Datenqualität und die Einhaltung der Fristen durch die jeweiligen zuständigen Abteilungen. Das bedeutet, dass ich weniger Informationen anfordern muss, da keine Hintergrundinformationen mehr fehlen. Es ist wichtig, dass die Rollen klar kommuniziert und verteilt werden. Dieser Ansatz hat für uns bisher sehr gut funktioniert.“

Zeitersparnis mit Boardwise

Und was würdest du sagen, wie viel Zeit spart dir Boardwise?

„Es ist schwierig, diese Frage direkt zu beantworten. Das hängt vom Prozessschritt ab. Es hat vorher funktioniert, aber es war viel schwieriger, alle auf dem Laufenden zu halten, besonders wenn Änderungen in letzter Minute eingingen. Das ist jetzt anders, aber viele Aufgaben müssen immer noch mit Boardwise verwaltet und erledigt werden. Was entfällt, ist, dass ich keine manuelle Agenda mehr erstellen muss, und das Aufzeichnen von Protokollen ist aufgrund der Dateneingabe in Formularen viel einfacher und schneller. Lassen Sie uns die Tagesordnung und das Protokoll durch die Verteilung der Auszüge trennen. Sobald das System mit all seinen Formularen konfiguriert ist, sehe ich für mich einen Vorteil von, sagen wir, 20%. Boardwise versendet die Agenda und die Einladungen automatisch aus dem System. Was die Minuten angeht, sehe ich für mich eine Lockerung von etwa 40%.“

Handhabung Boardwise

Also, wie ist es für dich, Boardwise selbst zu handhaben? Sie haben die Formulare gerade erwähnt. Wie intuitiv findest du das Programm?

„Gut. Ich fand es sehr einfach, Boardwise zu verstehen und zu verwenden. Ich schätze seine Funktionalität und Nützlichkeit für unsere Arbeit. Die Automatisierung verschiedener Prozessschritte sorgt für viel Effizienz, was auch die Akzeptanz für ein neues System fördert. Boardwise ist grundsätzlich intuitiv, und die Resonanz auf die Schulungen war sehr positiv. Allerdings ist nicht alles selbsterklärend. In der Rolle des Planers muss man sich mit dem Tool auseinandersetzen.“

Bewertung der Boardwise-Implementierung

Sie haben die Schulungen erwähnt, die Sie während der Implementierung absolviert haben. Wie verlief die Implementierung von Boardwise in Ihrem Unternehmen?

„Sehr gut. Das war auch etwas, das wir an Boardwise sehr geschätzt haben und was mein Kollege aus der IT auch wiederholt erwähnt hat. Sie hatte engeren Kontakt zu Ihnen und bestätigte, dass die Flexibilität und Geschwindigkeit, die wir mit Ihnen erlebt haben, fantastisch waren. Auch der Grad der Anpassung und die Offenheit, zu sagen, dass wir die individuellen Anforderungen überprüfen werden. Die Kundenorientierung war sehr hoch. Trotz eines sehr engen Zeitplans haben wir den Go-Live-Termin eingehalten. Jetzt gibt es immer noch gelegentlich Anfragen oder Fragen, aber Boardwise ist auch offen für unsere Bedürfnisse und bewertet, was machbar ist. Wir wissen jedoch auch, dass es keine Universallösung geben kann.“

Allgemeiner Vorteil von Boardwise für Stihl

Also, zusammenfassend, welchen Vorteil hat Boardwise aus Ihrer Sicht für das gesamte Unternehmen?

„Bessere Transparenz und höhere Effizienz. Besonders cool ist, dass das Team informiert wird, wenn ein Tagesordnungspunkt in Boardwise akzeptiert wird. Zum Beispiel haben Sie in vier Wochen eine Aufgabe hier, und mit der sich weiterentwickelnden Tagesordnung werden die Zeiten hinzugefügt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter viel besser informiert sind und wir Planer bei Boardwise eine höhere Prozesssicherheit haben.“

Die wichtigsten Funktionen von Boardwise

Hast du persönlich ein Lieblingsfeature?

„Ja, in der Tagesordnung macht es Spaß, Tagesordnungspunkte zeitlich verschieben zu können, das macht Spaß, und die Zeiten automatisch berechnen zu lassen. Diese automatische Flexibilität in der Tagesordnung und die automatische Berechnung, wie viel Zeit uns noch bleibt, das ist wirklich gut.“

Dokumentation vor Boardwise

Also, wurde das schon einmal in Word oder Excel gemacht? Oder wie sollte ich mir das vorstellen?

„Genau. Und all diese Validierungsfunktionen sind nicht mehr erforderlich; ich kann meine Energie auf das Content Management konzentrieren. Ich habe mehr Zeit für das Inhaltsmanagement und weniger für das Organisationsmanagement, weil alles auf ein paar Klicks reduziert ist.“

Abschließende Worte

Das sind alle Fragen von meiner Seite. Aber gibt es von Ihrer Seite aus noch etwas Wichtiges, das Sie erwähnen sollten?

„Ich denke, ich kann in diesen Rollen für viele sprechen. Die tägliche Arbeit in den Chefetagen ist oft sehr hektisch und zeitkritisch. Gleichzeitig alles im Blick zu behalten und immer Auskunft geben zu können, ist oft sehr anspruchsvoll. Mit Boardwise haben wir endlich ein Tool, das uns hier hilft und auch noch viel Spaß macht.“