Organisatie van bestuursvergaderingen bij Stihl

Interview met een expert met Isabella Röhm, assistent van de CEO

Efficiënte organisatie van bestuursvergaderingen, tijdwinst en eenvoudige integratie in bestaande systemen

‍

Achtergrond

In januari 2024 implementeerde Stihl Boardwise, wat de Go-Live-datum markeerde. Sindsdien hebben ze hun eerste bijeenkomsten georganiseerd met Boardwise. In een interview met Nadine vertelt Isabella Röhm, CEO en assistent van de voorzitter van de raad van bestuur, hoe haar werk met Boardwise is veranderd.

Introductie van Boardwise

Hoe ben je op Boardwise terechtgekomen?

„We hebben samen met ons IT-netwerk onderzoek gedaan. Uiteindelijk hebben we op basis van een aanbeveling van Microsoft gekozen voor Boardwise. We hebben ook onderzoek gedaan via persoonlijke netwerken en de markt in het algemeen, maar er was geen andere tool die zo goed aan onze behoeften voldeed als deze software.”

Behoeftenanalyse: Boardwise als ideale oplossing

Wat zijn jouw specifieke behoeften waar Boardwise nu zo goed in voorziet?

„In wezen voert Boardwise alle klassieke taken uit die verband houden met bestuursvergaderingen, met name binnen onze raad van bestuur. Dit omvat het registreren van onderwerpen, het ontwerpen van de agenda, het versturen van uitnodigingen voor vergaderingen, het verstrekken van vergaderdocumenten, het opnemen van notulen en het opnemen van beslissingen en taken. We vonden deze uitgebreide dekking alleen in Boardwise. Daarnaast waardeerden we hoe Boardwise integreert met onze Microsoft-structuur en rechtstreeks samenwerkt met ons SharePoint-platform. Voor de deelnemers aan de vergadering, de bestuursleden, veranderde deze overgang niet veel.”

Aanpak vóór de Boardwise-implementatie

Hoe heb je deze taken beheerd vóór Boardwise?

„We gebruikten Office-sjablonen en gedeelde SharePoint-bibliotheken. De communicatie verliep voornamelijk via e-mailuitwisselingen, chats of persoonlijke gesprekken.”

Vergelijking van de werklast voor en na de Boardwise-implementatie

Ja, hoe was deze werkdruk voor jou, vooral in vergelijking met nu?

„Er was veel coördinatie nodig en niet iedereen had altijd dezelfde informatie. Onderwerpen van de 6 afdelingen van de raad van bestuur kwamen naar me toe in het CEO Office, waar ik verantwoordelijk was voor het voorbereiden van beslissingen over welke onderwerpen op de agenda moesten worden opgenomen en wanneer. Voor mijn collega's in de andere directiekantoren is het makkelijker geworden omdat onderwerpen nu rechtstreeks in Boardwise kunnen worden geregistreerd voor toekomstige vergaderingen. Er zijn dus geen extra herinneringen of coördinatielussen nodig. Boardwise brengt de planners (directiekantoren) op de hoogte zodra er nieuwe agendapunten zijn geregistreerd. Daarom heeft ieder van ons altijd dezelfde informatie. Een ander voordeel is dat bestuursleden ook op elk gewenst moment rechtstreeks toegang hebben tot alle informatie in Boardwise. Vóór Boardwise hing dit sterk af van hoe elk directiekantoor zijn werk beheerde.”

Gestroomlijnde workflows met Boardwise

Dus, is de workflow meer gestandaardiseerd geworden met Boardwise?

„Precies, met Boardwise is iedereen verplicht om vanaf het begin alle nodige informatie voor vergaderingen te verstrekken bij het indienen van een onderwerp. Is er bijvoorbeeld een beslissingstemplate nodig? Wordt er een resolutie verwacht, of is het enkel ter informatie of discussie? Wie van de afdelingen zou moeten deelnemen en in welke vorm (persoonlijk of op afstand), en hoeveel tijd is er nodig? Dit alles wordt automatisch vastgelegd in de database. De feedback van collega's was dat het veel leuker is om met software te werken dan e-mails te schrijven, Office-sjablonen handmatig bij te werken en constant verschillende dingen in gedachten te houden.”

Meer transparantie en discipline

Dus, als ik het goed begrijp, als ik de belangrijkste punten tot nu toe samenvat, heeft Boardwise de transparantie binnen het bedrijf vergroot omdat iedereen beter toegang heeft tot alles, en het heeft meer discipline geïntroduceerd door vanaf het begin documenten toe te voegen, waardoor uw workflow enorm is vereenvoudigd. Zijn dit de belangrijkste punten?

„Ja, absoluut. Transparantie en informatiestroom zijn cruciaal, vooral gezien onze afhankelijkheid tussen vergaderingen. Discussies vinden niet alleen plaats in de raad van bestuur, maar ook in verschillende andere commissies. We werken met verschillende hiërarchische niveaus en zijn vaak multifunctioneel in besluitvormingsprocessen. De traceerbaarheid van beslissingen was dus een heel belangrijk doel voor ons.”

Traceerbaarheid van beslissingen met Boardwise

En wat zou je zeggen over de traceerbaarheid van beslissingen sinds je Boardwise hebt?

„We hebben het nog niet zo lang, maar een voordeel dat we zien is de duidelijkheid: wanneer en door wie is in welke commissie een beslissing genomen. Dit wordt gewaarborgd door zoekmogelijkheden, en we hebben er ook baat bij dat we acties van vergaderingen gemakkelijker kunnen volgen, zonder dat handmatige tracking nodig is. Dit is een enorm voordeel voor ons; we hebben een automatisch systeem dat de noodzaak van een handmatige wachtlijst overbodig maakt en de status van agendapunten filtert in Boardwise.”

Gemak bij het dagelijkse werk

Je zei eerder dat je niet meer aan dingen denkt. Dus, vanuit een persoonlijk perspectief, welke verlichting biedt Boardwise in je dagelijkse werk?

„Boardwise maakt een duidelijke delegatie van verantwoordelijkheden over de verschillende directiekantoren mogelijk, dus ik ben niet het knelpunt; we opereren hier als een team. Dit was erg belangrijk voor mij. De cascadering van beslissingen over relevante bestuursonderwerpen wordt in de respectieve directiekantoren beheerd door mijn collega's. Natuurlijk ben ik het laatste goedkeuringspunt, bereid ik alles voor de CEO voor en leid ik het programma, maar we hebben de verantwoordelijkheden verdeeld en iedereen in ons team heeft dezelfde rechten in Boardwise, zodat iedereen alles kan zien en implementeren. Deze transparantie zorgt ook voor gegevenskwaliteit en deadlines via de respectieve verantwoordelijke afdelingen, wat betekent dat ik om minder details hoef te vragen omdat er geen achtergrondinformatie meer ontbreekt. Het is belangrijk dat rollen duidelijk worden gecommuniceerd en verdeeld. Deze aanpak heeft tot nu toe heel goed gewerkt voor ons.”

Tijdwinst met Boardwise

En wat zou je zeggen, hoeveel tijd bespaart Boardwise je?

„Dat is een moeilijke vraag om eenvoudig te beantwoorden. Het hangt af van de processtap. Vroeger werkte het, maar het was veel moeilijker om iedereen op het goede spoor te houden, vooral als er op het laatste moment wijzigingen binnenkwamen. Dat is nu anders, maar veel taken moeten nog worden beheerd en voltooid met Boardwise. Wat niet meer nodig is, is dat ik niet langer een handmatige agenda hoef te maken en dat het opnemen van notulen veel eenvoudiger en sneller gaat dankzij de invoer van gegevens in formulieren. Laten we agenda en notulen scheiden met de distributie van uittreksels. Als het systeem met al zijn formulieren eenmaal is geconfigureerd, zie ik voor mij een voordeel van, laten we zeggen, 20%. Boardwise verstuurt de agenda en uitnodigingen automatisch vanuit het systeem. Minutenlang zie ik een versoepeling van ongeveer 40% voor mij.”

Boardwise behandelen

Dus, hoe is het voor jou om met Boardwise zelf om te gaan? U had het zojuist over de formulieren. Hoe intuïtief vind je het programma?

„Goed. Ik vond het heel gemakkelijk om Boardwise te begrijpen en te gebruiken. Ik waardeer de functionaliteit en bruikbaarheid ervan voor ons werk. De automatisering in verschillende processtappen zorgt voor veel efficiëntie, wat ook de acceptatie van een nieuw systeem bevordert. Boardwise is fundamenteel intuïtief en de reacties op trainingssessies waren zeer positief. Niet alles spreekt echter voor zich. In de rol van planner moet je met de tool bezig zijn.”

Evaluatie van de Boardwise-implementatie

Je noemde de trainingssessies die je tijdens de implementatie hebt gehad. Hoe is de implementatie van Boardwise in jouw bedrijf verlopen?

„Heel goed. Dat was ook iets wat we erg waardeerden aan Boardwise en wat mijn collega van IT ook herhaaldelijk noemde. Ze had nauwer contact met je en bevestigde dat de flexibiliteit en snelheid die we met jou hebben ervaren fantastisch was. Ook het niveau van maatwerk en de openheid om te zeggen dat we de individuele vereisten zullen bekijken; de klantgerichtheid was erg hoog. Ondanks een zeer strak schema hebben we de Go-Live date gehaald. Nu zijn er nog steeds af en toe verzoeken of vragen, maar Boardwise staat ook open voor onze behoeften en evalueert wat haalbaar is. We weten echter ook dat er geen 'one-size-fits-all'-oplossing kan zijn.”

Het algemene voordeel van Boardwise voor Stihl

Dus, samenvattend, welk voordeel biedt Boardwise vanuit jouw perspectief voor het hele bedrijf?

„Betere transparantie en hogere efficiëntie. Wat vooral cool is, is dat wanneer een agendapunt wordt geaccepteerd in Boardwise, het team hiervan op de hoogte wordt gesteld. Je hebt hier bijvoorbeeld over vier weken een taak, en met de evoluerende agenda worden tijden toegevoegd. Dit betekent dat mensen veel beter geïnformeerd zijn en dat wij planners in Boardwise een betere procesbeveiliging hebben.”

Belangrijkste functies van Boardwise

Heb je persoonlijk een favoriete functie?

„Ja, in de agenda, agendapunten kunnen verplaatsen in termen van tijd, dat is leuk, en de tijden automatisch laten berekenen. Die geautomatiseerde flexibiliteit in de agenda en de automatische berekening van hoeveel tijd we nog hebben, dat is echt goed.”

Documentatie vóór Boardwise

Dus, is dit eerder in Word of Excel gedaan? Of hoe moet ik me dat voorstellen?

„Precies. En al deze validatiefuncties zijn niet langer nodig; ik kan mijn energie richten op contentmanagement. Ik heb meer tijd voor contentmanagement en minder voor organisatiebeheer omdat alles tot een paar klikken wordt gereduceerd.”

Afsluitende woorden

Dat zijn alle vragen van mijn kant. Maar van jouw kant, is er nog iets dat belangrijk voor je is om te vermelden?

„Ik denk dat ik in deze rollen voor velen kan spreken. Het dagelijkse werk in de directiekantoren is vaak erg hectisch en tijdskritisch. Tegelijkertijd alles in het oog houden en altijd informatie kunnen verstrekken is vaak erg veeleisend. Met Boardwise hebben we eindelijk een tool die ons hierbij helpt en die ook nog eens heel leuk is.”