Organisatie van de bestuursvergaderingen van GK Software

Casestudie met Thomas Ecker en Sabrina Putscher

Optimaliseer vergaderingen, verhoog de efficiëntie en bespaar veel tijd

‍

Het bedrijf

GK verandert de manier waarop winkelen wordt ervaren. Als wereldwijde leverancier van cloudgebaseerde softwareoplossingen voor de detailhandel beheert GK winkelprocessen en de integratie van alle verkoopkanalen voor retailorganisaties wereldwijd. Opgericht in 1990 in Schöneck, Saksen, heeft GK nu meer dan 1.200 werknemers in negen landen in dienst, waaronder steden als Parijs, Johannesburg en Berlijn. GK ontwikkelt oplossingen voor uitgebreide winkelervaringen, waarbij retailbedrijven zoals adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Zwitserland), Grupo Kuo, Hy-Vee en Walmart vertrouwen op de innovatieve retailtechnologie van GK. Met meer dan 550.000 installaties in meer dan 60 landen is GK een van de snelst groeiende bedrijven in de branche. Meer informatie over het bedrijf vind je op hun website.

De uitdaging

In gesprek met Thomas Ecker, stafchef, en Sabrina Putscher, hoofd administratie, bespraken we hoe ze hun vergaderorganisatie met Boardwise hebben verbeterd.

Laten we bij het begin beginnen. Hoe ben je op Boardwise terechtgekomen?

Thomas Ecker:

Het was op dat moment via een e-mail van Boardwise. Sabrina en ik waren bezig met reorganiseren omdat interne veranderingen onze werklast hadden verhoogd en nieuwe taken hadden toegevoegd, zoals notulen van vergaderingen. De e-mail van Boardwise kwam op het juiste moment.

Met welke uitdagingen werd je toen geconfronteerd?

Thomas Ecker:

Op dat moment hadden we belangrijke wijzigingen in onze raad van bestuur en raad van commissarissen. Als gevolg hiervan hadden we meer vergaderingen, meer commissies en meer deelnemers, waardoor Sabrina en ik veel nieuwe taken op ons namen. Daarom was alles wat onze efficiëntie kon verhogen en onze werklast kon verminderen, onze focus.

Wat waren de redenen om voor Boardwise te kiezen?

Sabrina Putscher:

Gezien de nieuwe complexiteit was de gedeelde gegevensbasis die Boardwise biedt een groot voordeel. In een gedeeld systeem is het veel eenvoudiger om het overzicht bij te houden dan e-mails door te sturen en er altijd voor te zorgen dat de juiste mensen een CC krijgen. Dit vergemakkelijkt het samenwerken.

Thomas Ecker:

Boardwise biedt ook flexibiliteit en snelheid bij het verdelen van taken. Ik kan bijvoorbeeld direct zien welke taken Sabrina al heeft voltooid. Boardwise stelt ons in staat om de taken flexibeler te verdelen.

De oplossing

Je gebruikt Boardwise nu al enkele weken voor het organiseren van je bestuursvergaderingen. Hoe gebruik je Boardwise momenteel?

Thomas Ecker:

We gebruiken Boardwise voor twee verschillende soorten vergaderingen: de bestuursvergaderingen hier in het Duits in kleinere kring en de vergaderingen van de raad van bestuur, waarbij meer deelnemers betrokken zijn en internationaal zijn. Vooral bij het organiseren van deze bestuursvergaderingen kunnen we de functionaliteiten van Boardwise volledig benutten. We hebben bijvoorbeeld ons taakbeheer aanzienlijk verbeterd met Boardwise.

Sabrina Putscher:

En het werkt heel goed voor onze collega's die onderwerpen aandragen voor de vergadering van het College van Bestuur.

Hoe is het voor jou om met Boardwise te werken?

Thomas Ecker:

Het afhandelen van onze taken is eenvoudiger geworden. Processen zijn bijvoorbeeld veiliger en makkelijker te verdelen met Boardwise.

Sabrina Putscher:

Voorheen hebben we alles afgehandeld via e-mails, Excel-sheets, Word-documenten en handmatige updates en overdrachten. Dat was tijdrovender dan nu het geval is. Met Boardwise kan ik alles in één oogopslag zien en beslissingen verdelen, taken bijhouden en dienovereenkomstig updaten met één klik. Dit verhoogt natuurlijk de transparantie voor de deelnemers aan de vergadering.

Heb je een favoriete functie?

Sabrina Putscher:

Ik vind het heel leuk om Boardwise te gebruiken om de agenda te schrijven. Het verplaatsen van agendapunten en het automatisch aanpassen van volgende punten, dat vind ik erg nuttig.

Thomas Ecker:

Met de agenda kunnen we vergaderingen en de duur ervan veel beter plannen door middel van automatische tijdberekeningen. Het is ongelooflijk snel en erg nuttig voor ons.

De resultaten

Hoeveel tijd kost Boardwise jou redden?

Thomas Ecker:

Met Boardwise besparen we veel tijd bij de voorbereidende taken voor en na de voorbereiding. Daarnaast besparen functies zoals automatische e-mails ons tijd, maar bovenal kunnen we er altijd voor zorgen dat alle relevante personen de nodige informatie krijgen.

Tot slot, wat is voor jou het beste aspect van Boardwise?

Thomas Ecker:

Ik vind het vooral leuk hoe Boardwise je door de processen begeleidt - we hebben altijd absolute procesbetrouwbaarheid. Dit is vooral handig bij de voorbereiding van verschillende vergaderingen tegelijk.

Sabrina Putscher:

Voor mij gaat het ook om duidelijkheid. Wanneer heb ik welke bijeenkomsten en waar ben ik in de verwerking? Dit zijn vragen die ik met Boardwise in één oogopslag kan beantwoorden.