Organisation der Vorstandssitzung von GK Software

Fallstudie mit Thomas Ecker und Sabrina Putscher

Optimieren Sie Besprechungen, steigern Sie die Effizienz und sparen Sie viel Zeit

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Das Unternehmen

GK verändert die Art und Weise, wie Einkaufen erlebt wird. Als globaler Anbieter von Cloud-basierten Softwarelösungen für den Einzelhandel verwaltet GK Filialprozesse und die Integration aller Vertriebskanäle für Einzelhandelsorganisationen weltweit. 1990 in Schöneck im Vogtland gegründet, arbeiten heute mehr als 1.200 Mitarbeiter aus über 50 Nationen in neun Ländern und Städten wie Paris, Johannesburg und Berlin daran, Lösungen für umfassende Einkaufserlebnisse zu entwickeln. Einzelhandelsunternehmen wie adidas, Edeka, Lidl, Aldi, Coop (Schweiz), Grupo Kuo, Hy-Vee und Walmart setzen auf die innovativen Einzelhandelstechnologien von GK. Mit über 550.000 Installationen in mehr als 60 Ländern ist GK eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen der Branche. Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie auf ihrer Website.

Die Herausforderung

Im Gespräch mit Thomas Ecker, Stabschef, und Sabrina Putscher, Verwaltungsleiterin, haben wir besprochen, wie sie ihre Sitzungsorganisation mit Boardwise verbessert haben.

Fangen wir von vorne an. Wie sind Sie auf Boardwise gestoßen?

Thomas Ecker:

Es geschah zu dieser Zeit über eine E-Mail von Boardwise. Sabrina und ich waren gerade dabei, uns neu zu organisieren, weil interne Änderungen unsere Arbeitsbelastung erhöht und neue Aufgaben hinzugefügt hatten, wie zum Beispiel das Sitzungsprotokoll. Die E-Mail von Boardwise kam zur richtigen Zeit.

Vor welchen Herausforderungen standen Sie damals?

Thomas Ecker:

Zu diesem Zeitpunkt hatten wir erhebliche Veränderungen in unserem Vorstand und Aufsichtsrat. In der Folge hatten wir mehr Sitzungen, mehr Ausschüsse, mehr Teilnehmer und für Sabrina und mich kamen neue Aufgaben hinzu. Daher stand alles im Mittelpunkt, was unsere Effizienz steigern und unsere Arbeitsbelastung reduzieren konnte.

Was waren die Gründe für die Wahl von Boardwise?

Sabrina Putscher:

Angesichts der neuen Komplexität war die gemeinsame Datenbasis, die Boardwise bietet, ein großer Vorteil. In einem gemeinsam genutzten System ist es viel einfacher, den Überblick zu behalten, als E-Mails weiterzuleiten und immer sicherzustellen, dass die richtigen Personen im CC-Format sind. Das erleichtert das kollaborative Arbeiten.

Thomas Ecker:

Außerdem bietet Boardwise Flexibilität und Geschwindigkeit bei der Aufteilung von Aufgaben. So kann ich zum Beispiel direkt sehen, welche Aufgaben Sabrina bereits erledigt hat. Boardwise ermöglicht uns eine flexiblere Aufgabenteilung.

Die Lösung

Sie verwenden Boardwise seit mehreren Wochen für die Organisation Ihrer Vorstandssitzungen. Wie verwenden Sie derzeit Boardwise?

Thomas Ecker:

Wir verwenden Boardwise für zwei verschiedene Arten von Sitzungen: die Vorstandssitzungen hier auf Deutsch in kleinerem Kreis und die Vorstandssitzungen, die mehr Teilnehmer einbeziehen und international sind. Insbesondere bei der Organisation dieser Vorstandssitzungen können wir die Funktionen von Boardwise voll ausschöpfen. Zum Beispiel haben wir unser Aufgabenmanagement mit Boardwise erheblich verbessert.

Sabrina Putscher:

Und es funktioniert sehr gut für unsere Kollegen, die Themen für die Vorstandssitzung einreichen.

Wie ist es für dich, mit Boardwise zu arbeiten?

Thomas Ecker:

Die Erledigung unserer Aufgaben ist einfacher geworden. Zum Beispiel sind Prozesse mit Boardwise sicherer und einfacher zu verteilen.

Sabrina Putscher:

Zuvor haben wir alles über E-Mails, Excel-Tabellen, Word-Dokumente und manuelle Aktualisierungen und Übertragungen abgewickelt. Das war zeitaufwändiger als heute. Mit Boardwise kann ich alles auf einen Blick sehen und Entscheidungen verteilen, Aufgaben verfolgen und mit einem Klick entsprechend aktualisieren. Das erhöht natürlich die Transparenz für die Besprechungsteilnehmer.

Hast du ein Lieblingsfeature?

Sabrina Putscher:

Ich verwende Boardwise sehr gerne, um die Agenda zu schreiben. Das Verschieben von Tagesordnungspunkten und die automatische Anpassung nachfolgender Tagesordnungspunkte finde ich sehr hilfreich.

Thomas Ecker:

Mit der Agenda können wir Besprechungen und deren Dauer durch automatische Zeitberechnungen viel besser planen. Das geht unglaublich schnell und ist für uns sehr hilfreich.

Die Ergebnisse

Wie viel Zeit braucht Brettweise dich retten?

Thomas Ecker:

Mit Boardwise sparen wir viel Zeit bei den Aufgaben vor und nach der Vorbereitung. Darüber hinaus sparen uns Funktionen wie automatische E-Mails Zeit, aber vor allem können wir jederzeit sicherstellen, dass alle relevanten Personen die notwendigen Informationen erhalten.

Zum Schluss: Was ist für dich das Beste an Boardwise?

Thomas Ecker:

Mir gefällt besonders, wie Boardwise Sie durch die Prozesse führt — wir haben immer absolute Prozesssicherheit. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich auf verschiedene Besprechungen gleichzeitig vorbereiten.

Sabrina Putscher:

Für mich geht es auch um Klarheit. Wann habe ich welche Treffen und wo befinde ich mich in der Bearbeitung? Das sind Fragen, die ich mit Boardwise auf einen Blick beantworten kann.