Organisation der Vorstandssitzungen der Oldenburgischen Landesbank AG

Exklusivinterview mit Christian Weber und Rabea Ahlers

Optimieren Sie die Organisation von Tagungen und erfüllen Sie effizient die Compliance-Anforderungen

‍

Das Unternehmen

Die Oldenburgische Landesbank AG (OLB) ist eine profitable, wachsende Universalbank, die Kunden in Deutschland und ausgewählten europäischen Nachbarländern betreut. Die Bank bietet eine breite Palette von Finanzprodukten, Beratungsdienstleistungen und Spezialfinanzierungen wie Akquisitionsfinanzierungen, Gewerbeimmobilienfinanzierungen, Finanzierungen für Fußballtransfers, Fonds, Windparks und andere internationale Projekte an. Nach der Übernahme der Degussa Bank geht die OLB davon aus, bald die Bilanzmarke von 30 Milliarden Euro zu überschreiten und zur direkten Aufsicht durch die Europäische Zentralbank als eine von rund 100 bedeutenden Banken in Europa überzugehen.

OLB blickt auf eine über 150-jährige Tradition zurück und kombiniert sein Erbe mit der Erweiterung digitaler Kanäle und der Einführung moderner Technologien und Anwendungen — einschließlich Boardwise.

Die Herausforderung

In unserer Diskussion mit Christian Weber, Exekutivdirektor und Leiter des Vorstandsbüros der OLB, und Rabea Ahlers, Assistentin der Geschäftsleitung im Vorstandsbüro, haben wir untersucht, wie sie mithilfe von Boardwise ihre Sitzungsorganisation optimiert und die Vorschriften der Bundesbank, BaFin und EZB eingehalten haben.

Wie sind Sie auf Boardwise aufmerksam geworden?

Christian Weber:

Einer unserer Kollegen hat uns auf Boardwise aufmerksam gemacht. Da das Thema für uns von Interesse war, haben wir das Tool intern evaluiert und entschieden — das ist eine gute Sache, es bringt uns voran.

Was hat Sie zu dieser Entscheidung bewogen?

Christian Weber:

Diese Entscheidung hatte mehrere Dimensionen. Erstens erwarten wir den Übergang zur direkten Aufsicht durch die EZB mit umfassenderen regulatorischen Anforderungen. Ein Kriterium, von dem uns Boardwise überzeugt hat, war, dass der gesamte Prozess von der Einreichung bis zum Protokoll aus Sicht der Revision den höchsten Standards entspricht.

Zweitens war es der perfekte Zeitpunkt, um unsere seit langem etablierten Strukturen an die wachsenden Anforderungen anzupassen und sie mit einem ideal geeigneten Tool zu unterstützen. Dies standardisierte nicht nur unsere Prozesse, sondern stärkte auch die Compliance-Kultur in unseren Reihen.

Und drittens entlastet uns Boardwise erheblich. Es kommt oft vor, dass wir in letzter Minute auf Änderungen reagieren müssen. Vor der Einführung von Boardwise mussten wir in diesen Fällen die Tagesordnung manuell anpassen, Einladungen und Dokumente aktualisieren. Jetzt passiert das automatisch.

Die Lösung

Wie sieht diese Arbeitsentlastung genau aus?

Rabea Ahlers:

Bei Boardwise gibt es einen klaren Einreichungsstandard für alle Teilnehmer. Diese Standardisierung ist bereits eine Erleichterung. Doch gerade bei Detailfragen summieren sich die Optimierungen: Bisher habe ich Deckblätter für die Dokumente der einzelnen Tagesordnungspunkte (TOP) manuell erstellt. Bei Boardwise ist das mit dem Briefing-Dokument mit nur einem Klick erledigt. Gleichzeitig erfolgen die Ablage der Dokumente und die korrekte Kennzeichnung automatisch. Bei zwanzig Tagesordnungspunkten spart das viel Zeit. Sowohl die Kalenderverwaltung als auch das Einladen zusätzlicher Teilnehmer erfolgen mit einem Mausklick. Und mit der Einführung von Boardwise gibt es klare und transparente Termine, was allen in ihrer Arbeitsstruktur hilft. Das wird gut aufgenommen.

Christian Weber:

Wir dürfen das Senden von Protokollabschnitten nicht vergessen. Bisher mussten wir die entsprechenden Abschnitte manuell identifizieren und versenden, aber jetzt kümmert sich Boardwise auch darum, was diese Aufgabe mit gespeicherten Verteilerlisten und automatischer Zuweisung erleichtert.

Wie waren die Reaktionen auf die Einführung von Boardwise?

Christian Weber:

Unser gesamtes Team steht dem System äußerst positiv gegenüber. Da die TOP-Einreicher auch den Status ihrer TOPs in Boardwise sehen, schafft Boardwise Transparenz, von der alle profitieren. Dementsprechend ist das Feedback des beteiligten OLB-Teams positiv. Die Einfachheit und Intuitivität des Systems werden von uns besonders gelobt. Es kommt äußerst selten vor, dass ein IT-System in einem Unternehmen ohne Beanstandungen eingeführt wird!

Hast du ein Lieblingsfeature?

Rabea Ahlers:

Mein Lieblingsmerkmal ist die kreisförmige Auflösung. Das macht es den Vorstandsmitgliedern sehr einfach, abzustimmen. Sie klicken auf den Link, geben ihre Stimme ab und der Beschluss wird bearbeitet.

Christian Weber:

Was unsere Vorstandsmitglieder auch positiv festgestellt haben, ist, dass die App auch auf iPads benutzerfreundlich ist. Sie können Dokumente auf allen Geräten öffnen und bearbeiten. Das ist besonders praktisch, wenn Sie viel unterwegs sind.

Die Ergebnisse

Wie benutzt man Boardwise?

Christian Weber:

Seit März 2024 organisieren wir unsere Vorstandssitzungen mit Boardwise. Wir prüfen derzeit auch weitere Bewerbungen für andere Ausschusssitzungen.

Wie würden Sie die Zeitersparnis in einer numerischen Zahl quantifizieren?

Rabea Ahlers:

Tatsächlich spart mir Boardwise mehr als 50% der Zeit. Die gesamte Vor- und Nachbereitung der Treffen kann nun in zwei Tagen erledigt werden, sodass Zeit für andere Aktivitäten bleibt.

Die 3 wichtigsten Gründe für Boardwise

Anforderungen an die Berichterstattung:

Revisionssichere Protokolle, Prozesse, Abwicklungslisten und Suchfunktionen erleichtern die Berichterstattung an Wirtschaftsprüfer, BaFin, Bundesbank und EZB.

Entlastung der Arbeitslast:

Mit der Einführung von Boardwise spart das Board Office über 50% der Zeit bei der Vor- und Nachbereitung seiner Vorstandssitzungen ein.

Umsetzung:

Aufgrund der technologischen Integration in MS365 gibt es keine Schnittstellen zu externen Servern. Der Implementierungsaufwand war sowohl für IT- als auch für Datenschutzbeauftragte minimal.