Casestudy: Efficiënte managementbijeenkomsten bij Cornelsen met Boardwise

OVER CORNELSEN

Cornelsen is een van de toonaangevende aanbieders van educatieve media in Duitsland. Met een sterke focus op innovatie en digitalisering optimaliseert Cornelsen voortdurend interne processen om een effectief bedrijfsbeheer te garanderen. Een belangrijk onderdeel van deze optimalisatie was de introductie van Boardwise voor het organiseren van bestuursvergaderingen, intern bekend als Management Meetings.

In ons gesprek met Dr. Florian Schrader, stafchef van de CEO, bespraken we de veranderingen en verbeteringen die Boardwise heeft aangebracht in de vergaderprocessen van Cornelsen.

DE UITDAGING

Hoe heb je je managementvergaderingen georganiseerd voordat je Boardwise gebruikte?

„Vóór Boardwise was de organisatie van onze directievergaderingen sterk afhankelijk van handmatige processen. We gebruikten Excel, Word en SharePoint, wat niet alleen tijdrovend was, maar ook foutgevoelig was. Elk agendapunt moest via e-mail en via meerdere kanalen worden gecoördineerd. Dit leidde tot veel bilaterale coördinatie, vervolgvragen en incidentele misverstanden.”

Waarom heb je voor Boardwise gekozen?

„Boardwise nam rechtstreeks contact met ons op. Na de demo werd al snel duidelijk dat de tool onze processen aanzienlijk zou vereenvoudigen. We waren vooral onder de indruk van hoeveel administratieve taken geautomatiseerd konden worden.”

DE OPLOSSING

Welke verbeteringen heb je gezien sinds je Boardwise hebt gebruikt?

„Boardwise heeft de volledige planning en uitvoering van onze managementvergaderingen veel efficiënter gemaakt. Tijdens de voorbereiding besparen we veel tijd omdat agendapunten automatisch worden vastgelegd en gestructureerd. Vroeger coördineerden we alles via talloze e-mails en telefoontjes — dat is nu helemaal verdwenen.”

„Het maken van notulen is ook veel makkelijker geworden. In het verleden moesten we delen van de minuten handmatig knippen en verdelen onder verschillende ontvangers. Dat gebeurt nu allemaal automatisch via Boardwise. Taken en beslissingen zijn duidelijk gedocumenteerd en traceerbaar, wat enorm helpt.”

Is er een bepaalde functie die je het meest waardeert?

„Ja, de functie voor circulaire resolutie. Vroeger stemden we via e-mail over circulaire resoluties, en dat was moeilijk bij te houden — wie had er al gestemd? Zijn we iemand vergeten? Nu is alles gecentraliseerd in één lijst, wat de transparantie en efficiëntie enorm verbetert.”

DE RESULTATEN

Hoe heeft Boardwise je dagelijkse werk veranderd?

„Persoonlijk heeft Boardwise me minstens een halve dag werk per week bespaard — hetzelfde geldt voor onze assistenten. Ik kan nu de hele organisatie bijna volledig via Boardwise aansturen, wat ons team enorm ontlast.”

„Het aanpassingsvermogen van de tool heeft ons ook geholpen. We konden Boardwise configureren om onze bestaande workflows te ondersteunen zonder onze interne processen te hoeven wijzigen. Dit maakte de adoptie binnen het bedrijf veel eenvoudiger.”

Hoe werd Boardwise ontvangen door gebruikers?

„Deelnemers zijn erg blij omdat ze altijd op de hoogte zijn en gemakkelijk hun agendapunten kunnen indienen. Op directieniveau waren er enkele initiële veranderingsprocessen, omdat sommige collega's moesten wennen aan de nieuwe manier van werken. Maar over het algemeen is de feedback erg positief.”

CONCLUSIE

„Boardwise heeft onze managementvergaderingen efficiënter, transparanter en structureler gemaakt. Gecentraliseerde documentatie, automatisering en hoge gebruiksvriendelijkheid hebben onze administratieve werklast aanzienlijk verminderd. We waarderen vooral de flexibiliteit om de tool aan onze specifieke behoeften aan te passen. We zijn al van plan om Boardwise ook voor onze raden van commissarissen uit te rollen.”

Met Boardwise heeft Cornelsen een oplossing gevonden die voldoet aan de hoge normen van modern bedrijfsbeheer en tegelijkertijd een naadloze integratie in bestaande processen mogelijk maakt. Dit positioneert het bedrijf goed voor een efficiënte en digitale toekomst.