Modern ondernemingsbestuur

Interview met een expert met advocaat Nikolaus Plagemann

Mogelijkheden van technologie op het gebied van corporate governance

Introductie van onze expert

Nikolaus Plagemann is advocaat bij Taylor Wessing en expert op het gebied van vennootschaps- en kapitaalmarktrecht. Voor zijn huidige functie was hij hoofd van het hoofdkantoor van een beursgenoteerde onderneming. Hij maakt gebruik van zijn praktische ervaring in het adviseren van raden van bestuur en raad van commissarissen over corporate governance en hun organisatorische taken te midden van het steeds veranderende landschap van wet- en regelgeving, jurisprudentie, aanbevelingen van volmachtadviseurs en evoluerende beste praktijken.

Verduidelijking van de voorwaarden — Corporate Governance

Beste Nikolaus, bedankt dat je de tijd hebt genomen om met ons te spreken. Je hebt ervaring met governance, zowel intern als in je huidige rol als extern adviseur. Welke onderwerpen komen aan bod in corporate governance?

Corporate governance kan het best worden vertaald als bedrijfsstatuut. Het verwijst naar het juridische en feitelijke kader voor het beheer van en toezicht op een zakelijke onderneming. Aangezien bedrijven nooit op eigen houtje handelen, maar bij juridische transacties worden vertegenwoordigd door hun organen — voornamelijk de raad van bestuur en soms de raad van commissarissen — zijn deze organen en hun leden de belangrijkste spelers bij het vormgeven van goed ondernemingsbestuur. Het kader dat in de rechtsvorm wordt gespecificeerd, laat op veel gebieden ruimte voor een bedrijfsspecifieke en praktische interpretatie. Effectief, d.w.z. goed presterend, bestuur houdt tegenwoordig ook in dat de voordelen van nieuwe technologieën worden benut voor bestuurswerk. Wanneer het bestuur en de raden van commissarissen gelijke tred houden met de tijd, heeft dat een significant signaaleffect op de hele organisatie en haar medewerkers. Ik heb dit aan den lijve ondervonden in mijn rol als hoofd van een Corporate Office.

Wettelijke vereisten en kaders

Wat zijn de wettelijke vereisten en kaders?

De kernactiviteit van de raad van bestuur en de raad van commissarissen is het nemen van beslissingen. De raad van bestuur en raad van commissarissen zijn uitsluitend toegewijd aan de belangen van de vennootschap. Dit engagement schept in de eerste plaats zorgplichten die bestuursleden in acht moeten nemen bij hun activiteiten. Door zorgvuldig te handelen wordt niet alleen schade voor het bedrijf voorkomen, maar ook persoonlijke aansprakelijkheid worden vermeden. De zorgplichten worden gespecificeerd en geaccentueerd door een groot aantal wettelijke vereisten. Als er duidelijke wettelijke mandaten zijn, zijn beslissingen daaraan gebonden. Er moeten echter ook beslissingen worden genomen op basis van de nodige zakelijke discretie. Voor dergelijke beslissingen verschuiven de zorgtaken naar de voorbereidingsfase. Een besluitvormer die ervoor wil zorgen dat hij beslissingen neemt in het belang van de onderneming, waarbij hij alle relevante wetten en regels in overweging neemt en aansprakelijkheid vermijdt, moet zich concentreren op de processen voor de voorbereiding van beslissingen en op het volledig documenteren van het besluitvormingsproces. Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat de zorgplichten worden nageleefd.

Implementatie

Hoe kan de implementatie van deze frameworks er volgens jou uitzien?

De nadruk moet liggen op de relevante vergaderingen, aangezien de meeste beslissingen tijdens vergaderingen worden genomen. In grote ondernemingen is het nu gebruikelijk, en een goede praktijk, dat de raad van bestuur en de raad van commissarissen bij hun vergaderingen en besluiten wordt ondersteund door gespecialiseerd personeel, een zogenaamd Corporate Office. Het hoofdkantoor is een cruciaal onderdeel van de bestuursstructuur en een bewaker van centrale bestuursprocessen. Om tot „goede” beslissingen te komen, moeten de processen ervoor zorgen dat aan alle wettelijke vereisten voor wettelijk gebonden beslissingen wordt voldaan en dat de zorgplichten worden nageleefd tijdens de voorbereidingsfase van de besluitvorming voor zakelijke beslissingen. Voor beslissingen die met de nodige zorgvuldigheid worden genomen, kan de beslisser vervolgens een beroep doen op de zogenaamde Business Judgment Rule. Als aan de voorwaarden van de regel is voldaan, kan de uitkomst van de beslissing later niet worden aangevochten, zelfs niet als deze verkeerd blijkt te zijn. Noch de raad van commissarissen, noch een rechtbank die uitspraak doet over een mogelijke schadeclaim, kunnen de beslissing in twijfel trekken.

De rol van Boardwise bij de uitvoering van zorgtaken

Hoe heb je Boardwise leren kennen in je vorige rol?

Als hoofd van het hoofdkantoor van een beursgenoteerde en medebepaalde groep heb ik de uitwisseling van ervaringen met andere hoofdkantoren altijd gewaardeerd. Tijdens onze reguliere gesprekken vestigde het hoofd van een ander hoofdkantoor, dat al Boardwise gebruikte, mijn aandacht op de tool en demonstreerde hij enkele functionaliteiten. Ik realiseerde me meteen dat het een uiterst nuttige innovatie is, die zowel tijd als moeite bespaart. Boardwise vermindert niet alleen de stress voor medewerkers die betrokken zijn bij de voorbereiding en het houden van vergaderingen, maar is ook een garantie voor drie belangrijke punten voor de leden van de directie en de raad van commissarissen. Ten eerste kunnen ze er altijd op vertrouwen dat in hun besluitvormingsvoorstellen rekening wordt gehouden met alle voorzienbare relevante aspecten van de te nemen beslissing en dat de argumenten vanuit het perspectief van alle betrokken functies binnen het bedrijf grondig zijn afgewogen. Ten tweede maakt Boardwise snelle communicatie en uitvoering van beslissingen mogelijk, vooral in tijdskritieke situaties, in overeenstemming met de wil van het orgaan. Ten slotte bevat het permanente documentatie, waaronder het besluitvormingsproces, waarmee kan worden aangetoond dat voor een bepaalde zakelijke beslissing aan de voorwaarden van de Business Judgment Rule is voldaan.

Welke rol kan Boardwise spelen bij het vervullen van zorgtaken?

Zoals gezegd verschuiven de zorgtaken bij zakelijke beslissingen naar de voorbereidingsfase. Boardwise is hier bijzonder nuttig omdat veel gegevenspunten van het besluitvormingsproces automatisch kunnen worden vastgelegd en opgeslagen in vergadernotulen. Hierdoor kunnen beslissingen jaren nadat ze zijn genomen met minder moeite traceerbaar worden gereconstrueerd. Er kon bijvoorbeeld worden aangetoond dat alle beschikbare en redelijk toegankelijke informatie werd geëvalueerd en opgenomen in het besluitvormingsproces in een bepaalde besluitvormingssituatie.

Welke invloed heeft dit op aansprakelijkheidszaken?

Als zakelijke beslissingen worden voorbereid in overeenstemming met de zorgvuldigheidsplichten die vereist zijn volgens de Stock Corporation Act, dan is er, ongeacht de uitkomst van de beslissing, geen sprake van plichtsverzuim. De beslissing is uitdrukkelijk vrijgesteld van aansprakelijkheid. Als de organen met de hulp van Boardwise kunnen aantonen dat ze zorgvuldig hebben gehandeld bij de voorbereiding van hun besluitvorming, kan hen geen schuld worden toebedeeld.

Welke andere voordelen zie je in het gebruik van Boardwise?

Naast de eerder genoemde voordelen voor werknemers in bedrijfskantoren, voornamelijk op het gebied van efficiëntie, biedt het gebruik van Boardwise nog meer tastbare voordelen voor besluitvormers in bedrijven. Als een van hun beslissingen in de toekomst wordt bekritiseerd en onderzocht, kunnen ze bewijzen dat ze aan hun plichten hebben voldaan en dat ze hun beslissingen zorgvuldig hebben voorbereid en genomen. Hoewel dit ook mogelijk zou zijn met traditionele notulen, zou een begrijpelijke reconstructie van de besluitvormingssituatie waarschijnlijk veel meer middelen vergen. In de praktijk duurt het meestal enige tijd voordat een beslissing wordt herzien. De betrokken partijen weten vaak niet meer hoe de beslissing is genomen, en potentiële „getuigen” zijn mogelijk niet langer aanwezig bij het bedrijf. Boardwise kan alle relevante informatie over de geschiedenis van de beslissing archiveren, zodat deze zelfs jaren later gemakkelijk toegankelijk is. Bovendien moeten beslissingen altijd worden uitgevoerd. De verantwoordelijke uitvoerende afdelingen leren doorgaans pas over de beslissing en de details ervan na de relevante vergadering, wanneer de notulen zijn gemaakt en vrijgegeven. Door de tijd die nodig is om vergadernotulen op te stellen aanzienlijk te verkorten, kunnen bedrijven die Boardwise gebruiken veel sneller handelen.