Casestudie: STEAG GmbH

„We hebben maar 1/8 van de tijd nodig.”

Het bedrijf

Vanaf 1 januari 2023 zijn de twee onafhankelijke bedrijven STEAG Power GmbH en Iqony GmbH geherstructureerd en opereren ze nu onder de paraplu van STEAG GmbH. Iqony consolideert de gebieden fotovoltaïsche energie, windenergie, waterstofactiviteiten, energieoplossingen voor het koolstofvrij maken van industrieën en gemeenten, klimaatvriendelijke levering van stadsverwarming, energieopslag voor elektriciteit en warmte, evenals activiteiten op het gebied van digitalisering. STEAG Power GmbH consolideert de activiteiten op het gebied van energiecentrales en draagt zo aanzienlijk bij aan de leveringszekerheid in Duitsland. Hun aandeel in de totale elektriciteitsproductie in Duitsland bedraagt ongeveer vijf procent. Ze blijven zich inzetten om de opwekking van kolengestookte elektriciteit op lange termijn geleidelijk af te schaffen.

De uitdaging

In een gesprek met Noemi Belker, assistent van de raad van bestuur van STEAG GmbH, en Roman Scheuschner, hoofd van de raad van bestuur, bespraken we hoe zij de organisatie van hun managementvergaderingen hebben verbeterd met de hulp van Boardwise en hoe hun werk sindsdien is veranderd.

Hoe ben je op Boardwise terechtgekomen?

Roman Scheuschner: Het was een aanbeveling van het hoofd van onze juridische afdeling. Hij had eerder het bestuur geleid en was erg onder de indruk van Boardwise. Nadat we het zelf nader hadden bekeken, waren we er al snel van overtuigd dat het ons in staat zou stellen ons werk beter, digitaler en efficiënter te maken.

Wat heeft je tot deze beslissing geleid?

Roman Scheuschner: We hebben ook naar andere oplossingen gekeken. Boardwise paste echter beter bij onze processen, was niet overdreven ontworpen en de prijs-prestatieverhouding heeft ons uiteindelijk overtuigd.

Welke uitdagingen probeerde je op dat moment op te lossen?

Noemi Belker: Toen ik begon in het kantoor van de raad van bestuur, merkte ik dat de sjablonen en workflows sinds de jaren tachtig nauwelijks waren veranderd. In de archieven van STEAG kon ik documenten vinden die sterk leken op de documenten die ik twee keer per maand voorbereidde voor de vergaderingen. Ik heb hiervoor de klassieke Microsoft Suite gebruikt, zoals Word bijvoorbeeld. Ik zou dan de deelnemers en onderwerpen voor de vergadering samenstellen en alle wijzigingen op het laatste moment doorvoeren. Ik moest ook de benodigde tijd voor elk agendapunt opnieuw berekenen en dienovereenkomstig aanpassen. Voor onze bijeenkomsten, die elke 14 dagen plaatsvinden, duurde dit proces telkens ongeveer een volledige dag werk, uitsluitend gewijd aan deze documenten. Het was tijdrovend.

De oplossing

Hoe maakt Boardwise je werk precies makkelijker?

Roman Scheuschner: Het maken van documenten neemt nu slechts een fractie van de tijd in beslag. De indieningstermijn, die door Boardwise voor iedereen transparant en consistent is gemaakt, speelt daarbij een belangrijke rol. Dit maakt het systeem veel praktischer, omdat we niet meer zoveel individuele beslissingen hoeven te nemen.

Noemi Belker: De werkdruk is ook gedaald voor de assistenten en het management. Boardwise verzorgt de e-mailcommunicatie met betrekking tot afspraken, onderwerpen en wijzigingen, waardoor het aantal e-mails dat doorgaans aan dergelijke vergaderingen voorafgaat, wordt beperkt.

Wat waren de reacties op de introductie van Boardwise?

Noemi Belker: Boardwise handhaaft discipline aan alle kanten. We moeten onszelf ook verantwoordelijk houden en ervoor zorgen dat we onderwerpen voor onze collega's niet handmatig invoeren in Boardwise. De stap waar we momenteel aan werken is hoe we onze mensen beter kunnen ondersteunen bij de integratie van Boardwise in hun processen. Gelukkig zijn de interfaces voor de meeste mensen, waaronder wij, erg intuïtief.

Roman Scheuschner: De leercurve voor onze gebruikers was ook erg steil. We hebben maar heel weinig gevallen waarin we vragen moeten stellen of hulp moeten bieden. Vanuit IT-perspectief was het ook erg prettig dat al onze zorgen snel werden behandeld en serieus werden genomen door het Boardwise-team. Als gevolg hiervan konden we Boardwise in zeer korte tijd aanpassen aan onze behoeften. Dit aanpassingsniveau is indrukwekkend.

Wat vind je het leukst aan Boardwise?

Noemi Belker: We zijn extreem snel geworden.

Roman Scheuschner: We zijn af van het saaie „apenwerk” en hebben absolute kwaliteitsborging bereikt in onze resoluties.

De resultaten

Waar gebruik je Boardwise voor?

Noemi Belker: We zijn onlangs begonnen met het organiseren van onze managementbijeenkomsten met Boardwise. Daarnaast is er de wens om Boardwise uit te breiden naar vergaderingen van de raad van commissarissen zodra we meer vertrouwen hebben in de processen.

Roman Scheuschner: Tegelijkertijd hebben we ook andere commissies in het bedrijf die Boardwise willen gebruiken. Eén daarvan is onze ondernemingsraad, maar er zijn ook werkgroepen die interesse hebben getoond.

Hoe zou u de tijdwinst kwantificeren?

Noemi Belker: Om een duidelijke vergelijking te maken: zonder Boardwise hadden we één tot twee werkdagen nodig voor de voorbereiding en een hele dag voor de notulen en de opvolging. Met Boardwise verloopt dit proces aanzienlijk sneller. Voor een vergadering van 4 uur nemen de notulen nu slechts 30 minuten in beslag, en voor de voorbereiding hebben we slechts 1/8 van de tijd nodig.

De 3 belangrijkste redenen voor Boardwise

Mate van aanpassing:

Met het modulaire systeem van Boardwise kunnen verschillende processtappen zeer individueel worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf.

Tijdsbesparing:

Handmatige, repetitieve taken worden aanzienlijk verminderd, waardoor er meer tijd overblijft voor inhoudelijk werk.

Aankomende audits:

Met Boardwise kunnen alle notulen, resolutiesjablonen en resolutielijsten eenvoudig worden verzameld en beschikbaar worden gesteld voor de volgende audit. Dit bespaart tijd en het is niet nodig om gevoelige gegevens via e-mail te verzenden.