Fallstudie: STEAG GmbH
„Wir brauchen nur 1/8 der Zeit.“
Das Unternehmen
Zum 1. Januar 2023 haben sich die beiden unabhängigen Unternehmen STEAG Power GmbH und Iqony GmbH neu strukturiert und agieren nun unter dem Dach der STEAG GmbH. Iqony konsolidiert die Bereiche Photovoltaik, Windenergie, Wasserstoffaktivitäten, Energielösungen für die Dekarbonisierung von Industrie und Kommunen, klimafreundliche Fernwärmeversorgung, Energiespeicher für Strom und Wärme sowie Aktivitäten im Bereich der Digitalisierung. Die STEAG Power GmbH konsolidiert das Kraftwerksgeschäft und trägt damit maßgeblich zur Versorgungssicherheit in Deutschland bei. Ihr Anteil an der gesamten Stromerzeugung in Deutschland liegt bei rund fünf Prozent. Sie setzen sich weiterhin dafür ein, die Kohleverstromung langfristig auslaufen zu lassen.
Die Herausforderung
In einem Gespräch mit Noemi Belker, Assistentin der Geschäftsführung der STEAG GmbH, und Roman Scheuschner, Leiter des Vorstandsbüros, haben wir besprochen, wie sie die Organisation ihrer Managementsitzungen mithilfe von Boardwise verbessert haben und wie sich ihre Arbeit seitdem verändert hat.
Wie bist du auf Boardwise gestoßen?
Roman Scheuschner: Es war eine Empfehlung des Leiters unserer Rechtsabteilung. Er hatte zuvor das Vorstandsbüro geleitet und war von Boardwise sehr beeindruckt. Nachdem wir es uns selbst genauer angesehen hatten, waren wir schnell davon überzeugt, dass wir damit unsere Arbeit besser, digitaler und effizienter gestalten könnten.
Was hat Sie zu dieser Entscheidung geführt?
Roman Scheuschner: Wir haben uns auch nach anderen Lösungen umgesehen. Boardwise passte jedoch besser zu unseren Prozessen, war nicht überdimensioniert und das Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns letztendlich überzeugt.
Welche Herausforderungen haben Sie zu dieser Zeit versucht zu lösen?
Noemi Belker: Als ich im Vorstandsbüro anfing, fiel mir auf, dass sich die Vorlagen und Arbeitsabläufe seit den 1980er Jahren kaum verändert hatten. In den Archiven der STEAG konnte ich Dokumente finden, die denen sehr ähnlich waren, die ich zweimal im Monat für die Treffen vorbereitet hatte. Ich habe dafür die klassische Microsoft Suite verwendet, wie zum Beispiel Word. Ich würde dann die Teilnehmer und Themen für das Meeting zusammenstellen und alle kurzfristigen Änderungen umsetzen. Außerdem musste ich den Zeitaufwand für jeden Tagesordnungspunkt neu berechnen und entsprechende Anpassungen vornehmen. Bei unseren Treffen, die alle 14 Tage stattfinden, nahm dieser Prozess jedes Mal etwa einen ganzen Arbeitstag in Anspruch, der ausschließlich diesen Dokumenten gewidmet war. Es war zeitaufwändig.
Die Lösung
Wie genau erleichtert Ihnen Boardwise die Arbeit?
Roman Scheuschner: Die Erstellung von Dokumenten nimmt heute nur noch einen Bruchteil der Zeit in Anspruch. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Einreichungsfrist, die von Boardwise für alle transparent und einheitlich gestaltet wird. Dies macht das System viel praktischer, da wir nicht mehr so viele Einzelentscheidungen treffen müssen.
Noemi Belker: Die Arbeitsbelastung für die Assistenten und das Management hat ebenfalls abgenommen. Boardwise kümmert sich um die E-Mail-Kommunikation in Bezug auf Termine, Themen und Änderungen und reduziert so die Flut von E-Mails, die solchen Besprechungen normalerweise vorausgehen.
Wie waren die Reaktionen auf die Einführung von Boardwise?
Noemi Belker: Boardwise erzwingt Disziplin auf allen Seiten. Wir müssen uns auch selbst zur Rechenschaft ziehen und sicherstellen, dass wir Themen für unsere Kollegen nicht manuell in Boardwise eingeben. Der Schritt, an dem wir derzeit arbeiten, ist, wie wir unsere Mitarbeiter besser dabei unterstützen können, Boardwise in ihre Prozesse zu integrieren. Zum Glück sind die Benutzeroberflächen für die meisten Menschen, auch für uns, sehr intuitiv.
Roman Scheuschner: Die Lernkurve für unsere Nutzer war ebenfalls sehr steil. Wir haben nur sehr wenige Fälle, in denen wir Fragen stellen oder Hilfe leisten müssen. Aus IT-Sicht war es auch sehr erfreulich, dass alle unsere Bedenken vom Boardwise-Team umgehend berücksichtigt und ernst genommen wurden. Dadurch waren wir in der Lage, Boardwise in sehr kurzer Zeit an unsere Bedürfnisse anzupassen. Dieser Grad der Anpassung ist beeindruckend.
Was gefällt dir an Boardwise am besten?
Noemi Belker: Wir sind extrem schnell geworden.
Roman Scheuschner: Wir haben die mühsame „Affenarbeit“ abgeschafft und bei unseren Vorsätzen absolute Qualitätssicherung erreicht.
Die Ergebnisse
Wofür benutzt du Boardwise?
Noemi Belker: Wir haben vor Kurzem damit begonnen, unsere Managementtreffen mit Boardwise zu organisieren. Darüber hinaus besteht der Wunsch, Boardwise auf Aufsichtsratssitzungen auszudehnen, sobald wir mehr Vertrauen in die Abläufe haben.
Roman Scheuschner: Gleichzeitig haben wir auch andere Gremien im Unternehmen, die Boardwise nutzen möchten. Einer davon ist unser Betriebsrat, aber es gibt auch Arbeitsgruppen, die Interesse bekundet haben.
Wie würden Sie die Zeitersparnis quantifizieren?
Noemi Belker: Um einen klaren Vergleich anzustellen: Ohne Boardwise benötigten wir ein bis zwei Arbeitstage für die Vorbereitung und einen ganzen Tag für das Protokoll und die Nachbereitung. Mit Boardwise ist dieser Prozess deutlich schneller. Für ein 4-stündiges Meeting dauert das Protokoll jetzt nur noch 30 Minuten, und für die Vorbereitung benötigen wir nur 1/8 der Zeit.
Die 3 wichtigsten Gründe für Boardwise
Grad der Anpassung:
Das modulare System von Boardwise ermöglicht es, verschiedene Prozessschritte sehr individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden.
Zeitersparnis:
Manuelle, sich wiederholende Aufgaben werden erheblich reduziert, sodass mehr Zeit für inhaltliche Arbeiten bleibt.
Kommende Audits:
Mit Boardwise können alle Protokolle, Lösungsvorlagen und Lösungslisten einfach gesammelt und für das nächste Audit zur Verfügung gestellt werden. Das spart Zeit und es ist nicht erforderlich, sensible Daten per E-Mail zu senden.
