Case Study: Effiziente Management Meetings bei Cornelsen mit Boardwise

ÜBER CORNELSEN

Cornelsen ist eines der führenden Unternehmen für Bildungsmedien in Deutschland. Mit einem starken Fokus auf Innovation und Digitalisierung optimiert Cornelsen kontinuierlich interne Prozesse, um eine effiziente Unternehmensführung zu gewährleisten. Ein zentrales Element dieser Optimierung war die Einführung von Boardwise für die Organisation von Geschäftsführungssitzungen, den sogenannten Management Meetings.

Im Gespräch mit Dr. Florian Schrader, dem Chief of Staff to the CEO, haben wir über die Veränderungen und Verbesserungen gesprochen, die Boardwise bei den Sitzungsprozessen bei Cornelsen bewirkt hat.

DIE HERAUSFORDERUNG

Wie haben Sie vor der Einführung von Boardwise Ihre Management Meetings organisiert?

„Vor Boardwise war die Organisation unserer Geschäftsführungssitzungen stark von manuellen Prozessen geprägt. Wir haben mit Excel, Word und SharePoint gearbeitet, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig war. Jeder Tagesordnungspunkt musste per E-Mail abgestimmt und über verschiedene Kanäle koordiniert werden. Das führte zu vielen bilateralen Abstimmungen, Rückfragen und gelegentlichen Missverständnissen.“

Warum haben Sie sich für Boardwise entschieden?

„Wir wurden direkt von Boardwise kontaktiert. Nach der Demonstration war schnell klar, dass das Tool unsere Prozesse erheblich vereinfachen würde. Besonders die Automatisierung vieler administrativer Abläufe hat uns überzeugt.“

DIE LÖSUNG

Welche Verbesserungen haben Sie durch Boardwise festgestellt?

„Boardwise hat die gesamte Planung und Durchführung unserer Management Meetings erheblich effizienter gemacht. In der Vorbereitung sparen wir viel Zeit, weil Tagesordnungspunkte automatisch erfasst und strukturiert werden. Früher haben wir unzählige Abstimmungen per E-Mail oder Telefon durchgeführt – das entfällt jetzt komplett.“

„Auch die Protokollführung ist deutlich einfacher geworden. Früher mussten wir Protokollabschnitte manuell ausschneiden und an verschiedene Verteiler senden. Jetzt passiert das alles automatisch über Boardwise. Die To-dos und Beschlüsse sind transparent dokumentiert und nachverfolgbar, was uns enorm hilft.“

Gibt es eine Funktion, die Sie besonders schätzen?

„Ja, die Umlaufbeschlussfunktion. Früher wurden Umlaufbeschlüsse per E-Mail abgestimmt, und es war schwierig, den Überblick zu behalten. Wer hatte bereits zugestimmt? Wurde jemand vergessen? Jetzt ist das alles zentralisiert in einer Liste, was die Transparenz und Effizienz enorm steigert.“

DIE ERGEBNISSE

Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag mit Boardwise verändert?

„Boardwise hat mir persönlich mindestens einen halben Tag Arbeit pro Woche erspart – ebenso unseren Assistenzen. Da ich die gesamte Organisation jetzt weitgehend allein über Boardwise steuern kann, entlastet das unser gesamtes Team enorm.“

„Auch die Anpassbarkeit des Tools hat uns geholfen. Wir konnten Boardwise so einrichten, dass es unsere bestehende Arbeitsweise unterstützt, ohne dass wir interne Prozesse umstellen mussten. Das hat die Akzeptanz im Unternehmen erheblich erleichtert.“

Wie wurde Boardwise von den Nutzern aufgenommen?

„Die Teilnehmenden sind sehr zufrieden, weil sie immer informiert sind und ihre Tagesordnungspunkte einfach anmelden können. Bei der Geschäftsführung gab es anfangs einige Change-Prozesse, da sich einige Kollegen an die neue Arbeitsweise gewöhnen mussten. Aber insgesamt ist das Feedback sehr positiv.“

FAZIT

„Boardwise hat unsere Management Meetings effizienter, transparenter und strukturierter gemacht. Die zentrale Dokumentation, die Automatisierung und die hohe Benutzerfreundlichkeit haben den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Besonders schätzen wir die Flexibilität, das Tool an unsere individuellen Anforderungen anzupassen. Wir planen bereits, Boardwise auch für unsere Aufsichtsgremien einzuführen.“

Cornelsen hat mit Boardwise eine Lösung gefunden, die den hohen Anforderungen an moderne Unternehmensführung gerecht wird und gleichzeitig eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse ermöglicht. Damit bleibt das Unternehmen auf Kurs für eine effiziente und digitale Zukunft.