Interview met Diana Brandl

Senior Executive Assistant op topmanagementniveaus

Een veelgevraagd kantoorexpert, spreker en interviewpartner

Maak kennis met onze expert

Diana Brandl heeft bijna 20 jaar succesvolle ervaring als Senior Executive Assistant op topmanagementniveaus en heeft gewerkt voor bedrijven zoals ratiopharm, Sony, Mister Spex en Babbel. Ze is nauw betrokken bij het promoten van de rol van Executive Support Professionals en heeft functies bekleed in de raad van bestuur en als regionaal leider voor IMA (International Management Assistants) Duitsland.

Als freelance auteur voor verschillende uitgevers en vakbladen geeft ze seminars en workshops en spreekt ze op zowel nationale als internationale conferenties. Haar belangrijkste onderwerpen zijn onder meer New Work, Personal Branding, Digitalisering en Leiderschap.

Als veelgevraagd kantoorexpert, spreker en interviewpartner reist ze regelmatig naar binnen- en buitenland. Haar eerste boekproject, Chefsache Assistenz, werd in oktober 2018 gepubliceerd door Springer Gabler. In 2020 bracht ze haar tweede boek uit Die assistenz bij de digitale transformatie en het dossier Toekomstige vaardigheden. Daarnaast lanceerde ze begin 2020's werelds eerste Duitse podcast voor de carrière van Executive Support Professionals, De toekomstige assistent, waar ze voormalige assistenten en stafchefs interviewt van onder andere Barack Obama, prinses Diana, Oprah en Jeff Bezos.

Ze is genomineerd voor de Digital Female Leader Award en door Global Digital Women uitgeroepen tot Vrouw van de Week. Ze werkt met bedrijven over de hele wereld, geeft lezingen voor de Kamer van Koophandel (IHK), geeft les voor het Lagerhuis en is een LinkedIn Learning Instructor.

Veranderende assistent-rollen: nieuwe vaardigheden en rollen

Beste Diana, bedankt dat je vandaag de tijd hebt genomen om met ons te praten over de rol van Executive Support Professionals, zoals assistenten. Om te beginnen is hier een veelgestelde vraag: Hoe is de baan de afgelopen 20 jaar veranderd?

Het is interessant dat u naar de afgelopen 20 jaar vraagt. Ik heb onlangs nagedacht over het feit dat ik 20 jaar ervaring had als Executive Support Professional voordat ik zelfstandige werd. Laat me je meenemen naar de tijd van mijn training.

Ik heb toen nog korthand geleerd. Hoewel we geen typemachines meer gebruikten, moest ik wel vaardig zijn in steno voor zowel Engels als Frans. Als ik terugkijk op hoe mijn baas en ik ons hebben georganiseerd, realiseer ik me hoe dankbaar ik zou zijn geweest als er vandaag een aantal tools beschikbaar waren. Ons werk was zo veel papier dat assistenten niet de trendscouts konden zijn die ze vandaag kunnen zijn. Van het verkennen van interessante tools, efficiëntiebeheer en toekomstige vaardigheden tot het verder ontwikkelen tot een flexibele werkassistent, de assistenten van vandaag kunnen veel eigenaarschap en verantwoordelijkheid op zich nemen.

Hoe kan eigendom concreet worden uitgeoefend door Executive Support Professionals?

De evolutie van Executive Support Professionals van generalisten naar specialisten kan vele vormen aannemen. Ik zie vaak de rol van cultuurmanager en feelgood-manager. Leiderschap zorgt vaak voor structuur, maar assistenten en stafchefs kunnen een enorme interne impact hebben door de culturele kant te belichten. Dit kan vorm krijgen in bemiddeling of conflictbeheersing.

Er is ook ruimte om verantwoordelijkheid te nemen bij procesoptimalisatie, met name bij de organisatie van vergaderingen en sessies. Aangezien vergaderingen de grootste tijdsblokken in agenda's zijn, kunnen Executive Support Professionals hier een enorme impact hebben. Dit varieert van een gedegen voorbereiding tot het modereren van de vergadering en het voorbereiden van de inhoud. In onze sterk digitale wereld betreden steeds meer assistenten en stafchefs deze gebieden, van de tweede naar de eerste rij. Ik vind dit vooral spannend omdat het de zichtbaarheid van het merk van de assistent vergroot.

U zei ooit dat de rol verschuift „van managen naar vormgeven”. Hoeveel initiatief is er nodig?

We komen verschillende persoonlijkheden tegen op dit gebied. Met de veranderingen in AI en automatisering zien we een versnelde zelfvoorziening onder leidinggevenden. De nieuwe generatie leiders is veel onafhankelijker: ze beheersen de relevante systemen en hulpmiddelen. Sommige assistenten gaan deze verschuiving met de nodige vooruitziende blik tegemoet, in het besef dat veel traditionele taken de komende jaren zullen verdwijnen. Om deze reden stappen sommige assistenten over naar een rol als strategische zakenpartner, waar ze bijdragen aan en helpen bij het vormgeven van strategische beslissingen.

Welke vaardigheden zijn belangrijker geworden?

Er is momenteel een sterke focus op hard skills. Je moet verschillende apps en software onder de knie hebben, de juiste prompts voor AI-programma's kennen en over solide digitale vaardigheden beschikken. Executive Support Professionals zijn zeer proactief op deze gebieden. In het AI-indexrapport werden assistenten genoemd als een van de beroepen die zich al intensief met AI bezighouden. Ik vind dat bemoedigend omdat het het belang benadrukt van levenslang leren in deze rol. Het is ook een herinnering aan de soft skills die essentieel blijven in dit beroep. Diplomatie, emotionele intelligentie en creatieve instincten zijn gebieden waar mensen nog steeds beter zullen presteren dan AI. Daarom denk ik dat AI en onze nieuwe technologieën de assistent van de assistent zullen worden. Je kunt je hierop voorbereiden, en velen zijn dat al.

De veranderende rol van executive support: wat zit erachter?

Hoe snel verloopt dit proces?

De hulpsector is traag bezig met de invoering van digitalisering. Sommigen zien de urgentie nog steeds niet en zijn erg gefocust op hun bazen. De mentaliteit is: „Als mijn baas het niet gebruikt, heb ik het niet nodig.” In deze gevallen probeer ik de boel een beetje op zijn kop te zetten. Hoe weet je dat je baas over 10 maanden nog steeds aan je zijde staat?

Met het tempo waarin de werkomgeving evolueert, is het essentieel om de werkplek aan te passen en verder te digitaliseren. Dit is cruciaal voor het aantrekken van nieuw talent. Generatie Z wil met tools werken, ze willen digitaal werken, en daar staan ze niet alleen in. Digitalisering is ook essentieel om bestaand talent te behouden. Helaas is dit besef vaak afhankelijk van individuen.

Ziet u daar structurele redenen voor?

Eerlijk gezegd zijn veel bedrijven hier pas tijdens de pandemie wakker van geworden. Het werkte als een katalysator voor digitalisering en in sommige gevallen beschikten bedrijven niet eens over de benodigde hardware om hun Executive Support Professionals vanuit huis te laten werken. Gelukkig is er veel veranderd en zijn de structurele omstandigheden nu afgestemd op de voortschrijdende digitalisering.

Ik vergelijk het met een snel rijdende trein. We kiezen allemaal of we doorgaan of niet, en ik denk dat het gevaarlijk is om stil te staan. Er zijn grote kansen in deze trein om spannende projecten aan te sturen, met visie en behendigheid te handelen en je rol als assistent of stafchef te versterken en toekomstbestendig te maken.

Moderne organisatie van vergaderingen

Hoe ziet u de mogelijkheden voor een moderne vergaderorganisatie?

In veel bedrijven is de organisatie van vergaderingen nog steeds erg papierwerk. Er zijn vaak geen duidelijke processen en rollen, wat vooral in hybride omgevingen een uitdaging is. Agenda's en formats zijn vaak niet goed doordacht, er is geen co-moderator voor de chat bij hybride vergaderingen en niet alle agendapunten komen aan bod. In dergelijke gevallen gaat de efficiëntie verloren omdat mensen denken dat ze het helemaal alleen aankunnen.

Hoe efficiënt zijn vergaderingen volgens u vandaag de dag?

Ik ben een grote fan van het verkorten van de vergadertijden. In plaats van 60 minuten duren vergaderingen nu vaak 45 of 50 minuten, wat al effect heeft.

Communicatie en organisatie mislukken echter nog vaak op voorhand. Waar bijvoorbeeld de agenda en notulen worden opgeslagen, is niet altijd goed doordacht. Soms staat de agenda in SharePoint, soms in OneDrive, soms lokaal opgeslagen en via e-mail verzonden. Ik heb onlangs gehoord dat iemand verhalende notulen schreef, wat ik nauwelijks kon geloven. Het potentieel voor efficiëntie is vaak onbenut en er zijn veel mogelijkheden met coaching, tools en automatisering.

Wat vind je bijzonder belangrijk in dit onderwerp?

Het principe van „van manager tot vormgever” is voor mij bijzonder belangrijk. Executive Support Professionals kunnen en moeten hun rol in eigen hand nemen door zich voortdurend af te vragen: Waar kan ik processen stroomlijnen? Wanneer ben ik een consultant? Wanneer geef ik feedback? Waar pitch ik onderwerpen? We kunnen wat brutaler en specifieker zijn, meer statistieken en cijfers op tafel leggen en de aandacht vestigen op onze problemen.