Interview mit Jens Hayer, Leiter Vorstandsstab bei der SozialBank

ÜBER DIE SOZIALBANK

Die SozialBank ist das einzige Finanzinstitut Deutschlands mit ausschließlichem Fokus auf institutionelle Kunden aus der Sozial- und Gesundheitswirtschaft. Trotz dieser strikten Spezialisierung auf Einrichtungen der sozialen Infrastruktur gehört sie mit einer Bilanzsumme von über 10 Mrd. Euro zu den größten Banken im Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken. Mit komplexen Strukturen aufgrund ihrer einzigartigen Kundenstruktur und anspruchsvollen regulatorischen Anforderungen ist sie auf effiziente und sichere Prozesse angewiesen, insbesondere bei der Organisation von Vorstandssitzungen.

DIE HERAUSFORDERUNG

Wie haben Sie von Boardwise erfahren?

„Wir sind über eine Mitarbeiterin auf Boardwise aufmerksam geworden, die das Tool bei einem Seminar entdeckt hat. Das große Potenzial zur Modernisierung unserer Prozesse war deutlich – insbesondere angesichts der vielen manuellen Abläufe, die ineffizient und fehleranfällig waren.“

Was waren die Hauptprobleme, die Sie lösen wollten?

„Vor der Einführung von Boardwise war die Arbeit extrem aufwendig und zugleich fehleranfällig. Wir mussten zahlreiche Programme nutzen – Outlook, Word, verschiedene Dateiverwaltungsysteme – was zu vielen Schnittstellen, Copy-Paste-Arbeiten und Verzögerungen führte. Auch die Nachverfolgbarkeit und Transparenz der Beschlüsse und Aufträge waren unzureichend.  

DIE LÖSUNG

Warum fiel die Wahl auf Boardwise?

„Die Integration in bestehende Systeme wie MS Teams war für uns ein entscheidender Faktor. Zudem überzeugte uns die Flexibilität des Tools: Unsere spezifischen Prozesse konnten weitgehend abgebildet werden, und Boardwise wird kontinuierlich weiterentwickelt. Auch die intuitive Bedienung, die „Apple-Logik“ des Tools, hat uns beeindruckt. Man weiß sofort, wo man klicken muss, und kann kaum etwas falsch machen.“

Wie hat sich Ihre Arbeit seit der Einführung von Boardwise verändert?

„Die Prozesse sind deutlich effizienter geworden. Zum Beispiel können Beschlüsse jetzt direkt aus der Sitzung umgehend an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Zudem ist die Transparenz erheblich gestiegen: Alle Dokumente, Beschlüsse und To-dos sind an einem zentralen Ort gespeichert und jederzeit zugänglich. Fristen und Freigaben sind klar ersichtlich und nachvollziehbar, was die Zusammenarbeit im gesamten Team verbessert hat.“

DIE ERGEBNISSE

Welche Vorteile bringt Boardwise für die SozialBank insgesamt?

„Boardwise hat unsere Arbeit grundlegend verändert. Wir haben eine Zeitersparnis von etwa 30 bis 40 % erreicht, obwohl wir uns noch in der Einarbeitungsphase befinden. Besonders schätzen wir die Sicherheit und Verbindlichkeit des Tools: Alle Prozesse sind transparent und gut dokumentiert. Dies ist gerade in einer regulierten Branche wie dem Bankensektor von zentraler Bedeutung.“

Welche Rolle spielt Sicherheit für die SozialBank und wie unterstützt Boardwise dabei?

„Sicherheit ist für uns als Bank ein Schlüsselthema. Mit Boardwise haben wir die Gewissheit, dass sensible Daten über kontrollierte Prozesse verwaltet werden. Beispielsweise werden Dokumente nicht mehr per E-Mail versendet, sondern über sichere Links bereitgestellt, die nur autorisierten Personen zugänglich sind. Zudem sind alle Aktivitäten protokolliert, was uns hilft, den strengen Anforderungen von Compliance und Risk Management gerecht zu werden. Dadurch minimieren wir Risiken und verbessern gleichzeitig die Effizienz.“

Gibt es besondere Funktionen, die Sie hervorheben möchten?

„Ein Highlight ist die automatische Protokollverteilung. Beschlüsse und Aufträge können direkt aus der Sitzung an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Auch die Anpassungsmöglichkeiten, etwa im Bereich der Freigabeworkflows, sind für uns enorm hilfreich. Diese Funktionen erleichtern nicht nur die Arbeit, sondern sorgen auch für mehr Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit.“

Hat sich die Zusammenarbeit innerhalb der Bank verbessert?

„Definitiv. Die Transparenz und Verbindlichkeit der Prozesse haben die Zusammenarbeit gestärkt. Fristen werden eingehalten, und alle Beteiligten sind immer auf dem gleichen Stand. Das schafft Vertrauen und entlastet die Teams, da weniger Rückfragen entstehen und die Kommunikation strukturierter ist.“

Zum Abschluss: Würden Sie Boardwise weiterempfehlen?

„Absolut. Boardwise ist ein Gamechanger für unser Gremienmanagement. Es bietet uns die Flexibilität und Effizienz, die wir benötigen, um unsere anspruchsvollen Aufgaben zu bewältigen. Besonders in einer regulierten Branche wie der unseren ist es ein wertvolles Tool, das Sicherheit, Transparenz und Geschwindigkeit in den Fokus rückt.“