Interview met Jens Hayer, hoofd van de raad van bestuur van SozialBank

OVER SOZIALBANK

SozialBank is de enige financiële instelling in Duitsland die zich uitsluitend richt op institutionele klanten in de sociale en gezondheidszorgsector. Ondanks deze strikte specialisatie in instellingen voor sociale infrastructuur is het een van de grootste banken binnen de Nationale Vereniging van Duitse Coöperatieve Banken (BVR), met een totaal vermogen van meer dan €10 miljard. Vanwege haar unieke klantenstructuur en veeleisende wettelijke vereisten is SozialBank afhankelijk van efficiënte en veilige processen, vooral als het gaat om het organiseren van bestuursvergaderingen.

DE UITDAGING

Hoe heb je voor het eerst over Boardwise gehoord?

„We zijn op de hoogte gekomen van Boardwise via een medewerker die de tool tijdens een seminar heeft ontdekt. Het potentieel om onze processen te moderniseren was meteen duidelijk, vooral gezien de vele handmatige workflows die inefficiënt en foutgevoelig waren.”

Wat waren de belangrijkste problemen die je wilde oplossen?

„Voor de introductie van Boardwise was het werk extreem tijdrovend en foutgevoelig. We moesten talloze programma's gebruiken (Outlook, Word, verschillende bestandsbeheersystemen), wat resulteerde in meerdere interfaces, kopieer- en plakroutines en vertragingen. Bovendien waren de tracering en transparantie van beslissingen en taken ontoereikend.”

DE OPLOSSING

Waarom heb je voor Boardwise gekozen?

„Integratie in bestaande systemen zoals MS Teams was een belangrijke factor voor ons. We waren ook onder de indruk van de flexibiliteit van de tool: onze specifieke processen konden grotendeels in kaart worden gebracht en Boardwise wordt voortdurend ontwikkeld. De intuïtieve interface, de 'Apple-logica' van de tool, viel ook op. Je weet meteen waar je moet klikken en het is moeilijk om fouten te maken.”

Hoe is je werk veranderd sinds de implementatie van Boardwise?

„Onze processen zijn aanzienlijk efficiënter geworden. Beslissingen kunnen nu bijvoorbeeld onmiddellijk van de vergadering worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen. De transparantie is ook sterk verbeterd: alle documenten, beslissingen en taken worden op één centrale locatie opgeslagen en zijn altijd toegankelijk. Deadlines en goedkeuringen zijn duidelijk zichtbaar en traceerbaar, wat de samenwerking binnen het hele team heeft verbeterd.”

DE RESULTATEN

Welke voordelen biedt Boardwise in het algemeen voor SozialBank?‍

„Boardwise heeft onze manier van werken fundamenteel veranderd. We hebben een tijdbesparing van ongeveer 30 tot 40% behaald, ook al zitten we nog in de onboardingfase. We waarderen vooral de veiligheid en betrouwbaarheid van de tool: alle processen zijn transparant en goed gedocumenteerd. Dit is vooral cruciaal in een sterk gereguleerde sector zoals het bankwezen.”

Hoe belangrijk is beveiliging voor SozialBank en hoe ondersteunt Boardwise dat?

„Veiligheid is een belangrijk onderwerp voor ons als bank. Met Boardwise kunnen we erop vertrouwen dat gevoelige gegevens worden beheerd via gecontroleerde processen. Documenten worden bijvoorbeeld niet langer per e-mail verzonden, maar via beveiligde links die alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen. Alle activiteiten worden geregistreerd, wat ons helpt te voldoen aan de strenge vereisten op het gebied van compliance en risicobeheer. Dit vermindert de risico's en verhoogt tegelijkertijd de efficiëntie.”

Zijn er specifieke functies die u zou willen benadrukken?

„Een hoogtepunt is de automatische distributie van vergadernotulen. Beslissingen en taken kunnen rechtstreeks van vergaderingen worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen. De aanpassingsopties, met name in goedkeuringsworkflows, zijn ook uiterst nuttig voor ons. Deze functies vereenvoudigen niet alleen ons werk, maar zorgen ook voor meer betrouwbaarheid en snelheid.”

Is de samenwerking binnen de bank verbeterd?

„Zeker. De transparantie en betrouwbaarheid van de processen hebben de samenwerking versterkt. Deadlines worden gehaald en iedereen zit altijd op één lijn. Dit schept vertrouwen en ontlast de teams, omdat er minder vervolgvragen zijn en de communicatie meer gestructureerd verloopt.”‍

Tot slot: zou je Boardwise aanbevelen?

„Absoluut. Boardwise is een gamechanger voor ons bestuursmanagement. Het geeft ons de flexibiliteit en efficiëntie die we nodig hebben om onze veeleisende taken aan te pakken. Vooral in een gereguleerde sector als de onze is het een hulpmiddel van onschatbare waarde dat veiligheid, transparantie en snelheid centraal stelt.”