Case Study: Digitalisierung der Geschäftsführungssitzungen bei RWE Renewables Europe & Australia GmbH mit Boardwise

ÜBER RWE RENEWABLES EUROPE & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH ist ein führender Akteur im Bereich erneuerbarer Energien und verantwortet die Entwicklung und Umsetzung nachhaltiger Energieprojekte in Europa und Australien. Als Teil der RWE AG, einem der größten Energieversorger Europas und einem DAX-notierten Unternehmen, sind transparente, effiziente und nachvollziehbare Entscheidungsprozesse essenziell. Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und hoher Governance-Standards bildet eine grundlegende Voraussetzung für die Organisationsstruktur.

DIE HERAUSFORDERUNG

Seit wann nutzen Sie Boardwise und für welche Sitzungen setzen Sie es ein?

Lydia Beck: „Wir sind im Mai 2024 live gegangen. Vorher war es bereits einsatzbereit, aber wir haben uns bewusst etwas mehr Zeit genommen, um intern sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Aktuell nutzen wir Boardwise ausschließlich für unsere Geschäftsführungssitzungen. Als Tochtergesellschaft eines DAX-notierten Unternehmens müssen unsere Abläufe besonders strukturiert und dokumentiert sein – hier hat Boardwise uns enorm geholfen.“

Warum haben Sie sich für Boardwise entschieden?

Annett Oberschilp: „Wir haben Boardwise auf Empfehlung hin ausprobiert. RWE Generation hatte das System bereits im Einsatz. Das hat uns ein gutes Gefühl gegeben. Nachdem wir es uns haben demonstrieren lassen, waren wir schnell überzeugt. Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv. In einigen Bereichen hat es unsere internen Prozesse sogar verbessert. Manche Dinge, die zuvor komplizierter gehandhabt wurden, konnten durch Boardwise strukturiert und vereinfacht werden.“

DIE LÖSUNG

Welche Veränderungen haben Sie durch Boardwise festgestellt?

Lydia Beck: „Die größte Veränderung ist sicherlich die Automatisierung vieler Prozesse. Früher mussten wir Tagesordnungspunkte manuell erfassen und mehrfach abstimmen, wenn Informationen gefehlt haben. Jetzt gibt es eine standardisierte Maske, die genau vorgibt, welche Angaben erforderlich sind. Das spart enorm viel Zeit und reduziert den manuellen Aufwand. Boardwise ist für mich mittlerweile ein tägliches Arbeitswerkzeug. Ich starte meinen Tag fast immer damit, zu prüfen, ob es neue Anfragen oder Freigaben gibt. Es hilft mir, den Überblick zu behalten und meine Aufgaben effizienter zu organisieren.“

Annett Oberschilp: „Auch der Prozess für die Erstellung der Meeting Minutes hat sich stark verbessert. Unser Board Officer kann die Protokolle direkt in Boardwise erfassen und mit nur einem Klick finalisieren und an alle relevanten Teilnehmer verschicken. Früher mussten wir Screenshots kopieren, E-Mail-Verteiler manuell pflegen und sicherstellen, dass niemand übersehen wird. Jetzt ist alles zentralisiert und deutlich effizienter.“

Gab es Herausforderungen bei der Implementierung?

Lydia Beck: „Die Einführung war durchaus aufwendig, weil wir zunächst festlegen mussten, wie genau unsere Agenda und Meeting Minutes strukturiert sein sollen. Nicht immer hat alles auf Anhieb geklappt, und einige Anpassungen mussten mehrfach vorgenommen werden. Aber am Ende hat sich der Aufwand gelohnt, weil wir jetzt ein System haben, das zu unseren Abläufen passt. Gerade für eine RWE-Tochtergesellschaft wie uns ist es wichtig, dass unsere Prozesse mit den Anforderungen der Konzernzentrale übereinstimmen.“

DIE ERGEBNISSE

Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag durch Boardwise verändert?

Lydia Beck: „Boardwise ist fester Bestandteil unseres Tagesablaufs geworden. Ich schaue morgens als Erstes hinein, es ist mein zentrales Organisationstool für die Vorstandssitzungen. Als Teil eines DAX-Konzerns unterliegen wir besonders strengen Dokumentations- und Compliance-Anforderungen – Boardwise hilft uns dabei, alle Vorgaben zuverlässig zu erfüllen.“

Annett Oberschilp: „Ein großer Vorteil ist die verbesserte Transparenz. Früher war es schwer nachzuvollziehen, ob eine Sitzung verschoben wurde oder welche Themen bereits bestätigt waren. Jetzt können alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Stand einsehen. Diese Transparenz ist unerlässlich.“

Wie hilft Ihnen Boardwise konkret in Ihrer Vertretungsrolle, Annette?

Annett Oberschilp: „Da ich Lydia vertrete, wenn sie im Urlaub oder abwesend ist, ist Boardwise für mich ein riesiger Vorteil. Ich muss mich nicht jedes Mal neu in komplexe Prozesse einarbeiten, sondern kann sofort auf alle relevanten Informationen zugreifen. Die Automatisierung macht es mir leicht, mich schnell zurechtzufinden und sicherzustellen, dass die Sitzungsorganisation reibungslos weiterläuft. Auch die Kommunikation mit den Boardmitgliedern und anderen Beteiligten erfolgt direkt über das System, was mir sehr viel Zeit erspart.“

Welche Funktion schätzen Sie besonders?

Lydia Beck: „Die Meeting Minutes sind für mich die beste Funktion. Wir geben den Teilnehmern eine Frist zur Kommentierung, und sobald alle Anpassungen erledigt sind, wird das finale Protokoll mit einem Klick verschickt. Das erspart uns unglaublich viel Zeit und reduziert die Fehlerquote erheblich.“

Annett Oberschilp: „Auch die Automatisierung von Einladungen ist ein echter Fortschritt. Früher war es aufwendig, Teilnehmerlisten zu aktualisieren, insbesondere bei kurzfristigen Änderungen. Jetzt fügen wir einfach einen Namen hinzu, und das System übernimmt den Rest – inklusive aller relevanten Dokumente und Meeting Minutes.“

FAZIT

Lydia Beck: „Boardwise macht unsere Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch entspannter. Die intuitive Bedienung und die Automatisierung vieler Prozesse haben uns enorm entlastet. Besonders beeindruckt mich die Meeting-Minutes-Funktion – ein Knopfdruck und alles ist erledigt.“

Mit Boardwise hat RWE Renewables Europe & Australia GmbH eine Lösung gefunden, die nicht nur Prozesse optimiert, sondern auch die hohen Anforderungen an Compliance und Governance erfüllt. Gerade als Tochter eines DAX-Konzerns profitieren sie besonders von der strukturierten Dokumentation, der verbesserten Transparenz und der sicheren Nachverfolgbarkeit aller Entscheidungsprozesse. Die enge Zusammenarbeit mit den Boardwise-Experten sorgt dafür, dass die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt wird, um den sich wandelnden Anforderungen gerecht zu werden.