Casestudy: Digitalisering van vergaderingen van het uitvoerend management bij RWE Renewables Europe & Australia GmbH met Boardwise

OVER RWE RENEWABLES EUROPE & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH is een toonaangevende speler op het gebied van hernieuwbare energie, verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van duurzame energieprojecten in heel Europa en Australië. Als onderdeel van RWE AG — een van Europa's grootste energieleveranciers en een DAX-beursgenoteerd bedrijf — zijn transparante, efficiënte en traceerbare besluitvormingsprocessen essentieel. Naleving van wettelijke vereisten en hoge bestuursnormen vormt een fundamentele voorwaarde voor de organisatiestructuur.

DE UITDAGING

Sinds wanneer gebruik je Boardwise en voor welke bijeenkomsten gebruik je het?

Lydia Beck: „We zijn in mei 2024 live gegaan. Het systeem was daarvoor technisch klaar, maar we hebben intern bewust wat extra tijd genomen om ervoor te zorgen dat alles soepel zou verlopen. We gebruiken Boardwise momenteel uitsluitend voor onze vergaderingen van het uitvoerend management. Als dochteronderneming van een DAX-beursgenoteerd bedrijf moeten onze processen bijzonder gestructureerd en goed gedocumenteerd zijn, en Boardwise heeft ons daarbij enorm geholpen.”

Waarom heb je voor Boardwise gekozen?

Annett Oberschilp: „We hebben Boardwise geprobeerd op basis van een aanbeveling. RWE Generation maakte al gebruik van het systeem, wat ons veel vertrouwen gaf. Na een demo waren we snel overtuigd. De interface is erg gebruiksvriendelijk en intuïtief. Op sommige gebieden heeft het zelfs onze interne processen verbeterd. Bepaalde zaken die voorheen complexer waren, zijn nu veel meer gestructureerd en vereenvoudigd dankzij Boardwise.”

DE OPLOSSING

Welke veranderingen heb je opgemerkt sinds je Boardwise hebt gebruikt?

Lydia Beck: „De grootste verandering is zonder twijfel de automatisering van veel processen. Voorheen moesten we agendapunten handmatig vastleggen en meerdere keren controleren of er informatie ontbrak. Nu is er een gestandaardiseerd formulier dat duidelijk de vereiste gegevens specificeert. Dit bespaart ons veel tijd en vermindert de handmatige inspanningen. Boardwise is voor mij een dagelijks werkinstrument geworden. Ik begin mijn dag bijna altijd met het controleren of er nieuwe aanvragen of goedkeuringen zijn. Het helpt me om alles onder controle te houden en mijn taken efficiënter te organiseren.”

Annett Oberschilp: „Het proces voor het maken van vergadernotulen is ook aanzienlijk verbeterd. Onze bestuursfunctionaris kan nu rechtstreeks in Boardwise notulen opnemen en deze met één klik finaliseren en naar alle relevante deelnemers sturen. Voorheen moesten we schermafbeeldingen kopiëren, e-maildistributielijsten handmatig bijhouden en ervoor zorgen dat niemand werd weggelaten. Nu is alles gecentraliseerd en veel efficiënter.”

Waren er uitdagingen tijdens de implementatie?

Lydia Beck: „De uitrol was nogal ingewikkeld, omdat we eerst moesten bepalen hoe onze agenda's en notulen van vergaderingen precies moesten worden gestructureerd. Niet alles werkte meteen perfect, en sommige aanpassingen moesten meerdere keren worden gedaan. Maar uiteindelijk was het de moeite waard, want we hebben nu een systeem dat past bij onze processen. Voor een dochteronderneming van een DAX-beursgenoteerd bedrijf zoals wij is het belangrijk dat onze workflows aansluiten bij de vereisten van het hoofdkantoor.”

DE RESULTATEN

Hoe is je dagelijkse werk veranderd sinds je Boardwise gebruikt?

Lydia Beck: „Boardwise is een integraal onderdeel geworden van onze dagelijkse routine. Ik controleer het's ochtends als eerste. Het is mijn centrale instrument voor het organiseren van bestuursvergaderingen. Als onderdeel van een DAX-groep zijn we onderworpen aan bijzonder strenge documentatie- en nalevingsvereisten — Boardwise helpt ons om daar op betrouwbare wijze aan te voldoen.”

Annett Oberschilp: „Een groot voordeel is de verbeterde transparantie. Vroeger was het moeilijk om vast te stellen of een vergadering was verplaatst of welke onderwerpen al waren bevestigd. Nu kunnen alle betrokkenen op elk gewenst moment de huidige status bekijken. Dat soort transparantie is essentieel.”

Hoe helpt Boardwise je specifiek in je plaatsvervangende rol, Annett?

Annett Oberschilp: „Als plaatsvervanger van Lydia als ze op vakantie of onderweg is, is Boardwise een enorm voordeel. Ik hoef me niet elke keer vertrouwd te maken met complexe processen — ik heb meteen toegang tot alle relevante informatie. De automatisering helpt me om me snel te oriënteren en zorgt ervoor dat de organisatie van de vergadering soepel blijft verlopen. De communicatie met bestuursleden en andere belanghebbenden vindt ook rechtstreeks binnen het systeem plaats, wat me veel tijd bespaart.”

Welke functie waardeer je het meest?

Lydia Beck: „Voor mij zijn de notulen van de vergadering de beste eigenschap. We geven de deelnemers een deadline voor opmerkingen en zodra alle aanpassingen zijn gemaakt, worden de laatste notulen met één klik verzonden. Dat bespaart ons ongelooflijk veel tijd en vermindert het foutenpercentage aanzienlijk.”

Annett Oberschilp: „De automatisering van uitnodigingen is ook een echte verbetering. Het bijwerken van deelnemerslijsten was vroeger een tijdrovende taak, vooral bij wijzigingen op het laatste moment. Nu voegen we gewoon een naam toe en het systeem doet de rest, inclusief alle relevante documenten en notulen van vergaderingen.”

CONCLUSIE

Lydia Beck: „Boardwise maakt ons werk niet alleen efficiënter, maar ook relaxter. De intuïtieve interface en de automatisering van veel processen hebben onze werklast aanzienlijk verlicht. Ik ben vooral onder de indruk van de functie voor vergadernotulen: één klik en alles is klaar.”

Met Boardwise heeft RWE Renewables Europe & Australia GmbH een oplossing gevonden die niet alleen processen optimaliseert, maar ook voldoet aan de hoge normen van compliance en governance. Als dochteronderneming van een DAX-beursgenoteerd bedrijf profiteren ze vooral van de gestructureerde documentatie, verbeterde transparantie en veilige traceerbaarheid van alle besluitvormingsprocessen. De nauwe samenwerking met Boardwise-experts zorgt ervoor dat de oplossing voortdurend evolueert om aan veranderende vereisten te voldoen.