Organisatie van bestuursvergaderingen bij Oldenburgische Landesbank AG

Exclusief interview met Christian Weber en Rabea Ahlers

Optimaliseer de organisatie van vergaderingen en voldoe efficiënt aan de nalevingsvereisten

‍

Het bedrijf

Oldenburgische Landesbank AG (OLB) is een winstgevende, groeiende universele bank die klanten bedient in Duitsland en bepaalde Europese buurlanden. De bank biedt een breed scala aan financiële producten, adviesdiensten en gespecialiseerde financiering, zoals acquisitiefinanciering, financiering van commercieel onroerend goed, financiering voor voetbaltransfers, fondsen, windparken en andere internationale projecten. Na de overname van Degussa Bank verwacht OLB binnenkort de balans van €30 miljard te overschrijden en over te stappen op direct toezicht door de Europese Centrale Bank als een van de ongeveer 100 belangrijke banken in Europa.

Met meer dan 150 jaar traditie combineert OLB zijn nalatenschap met het uitbreiden van digitale kanalen en de acceptatie van moderne technologieën en toepassingen, waaronder Boardwise.

De uitdaging

In ons gesprek met Christian Weber, uitvoerend directeur en hoofd van de raad van bestuur van OLB, en Rabea Ahlers, managementassistent bij de raad van bestuur, hebben we onderzocht hoe zij de organisatie van hun vergaderingen hebben geoptimaliseerd en hebben voldaan aan de voorschriften van de Bundesbank, BaFin en de ECB met behulp van Boardwise.

Hoe ben je op de hoogte gekomen van Boardwise?

Christian Weber:

Een van onze collega's bracht Boardwise onder onze aandacht. Omdat het onderwerp voor ons interessant was, hebben we de tool intern geëvalueerd en besloten: dit is een goede zaak, het helpt ons vooruit.

Wat heeft je ertoe aangezet deze beslissing te nemen?

Christian Weber:

Deze beslissing had verschillende dimensies. Ten eerste verwachten we een overgang naar direct toezicht door de ECB met uitgebreidere wettelijke vereisten. Eén criterium waar Boardwise ons van overtuigde, was dat het hele proces van indiening tot protocol voldoet aan de hoogste normen vanuit een herzieningsperspectief.

Ten tweede was dit het perfecte moment om onze reeds lang bestaande structuren aan te passen aan de groeiende vraag en hen te ondersteunen met een bij uitstek geschikt hulpmiddel. Dit heeft niet alleen onze processen gestandaardiseerd, maar ook de compliancecultuur binnen onze gelederen versterkt.

En ten derde biedt Boardwise ons een aanzienlijke werkdrukverlichting. Het komt vaak voor dat we op het laatste moment moeten reageren op wijzigingen. Voor Boardwise moesten we in deze gevallen handmatig de agenda aanpassen, uitnodigingen en documenten bijwerken. Nu gebeurt het automatisch.

De oplossing

Hoe ziet deze werkdrukverlichting er precies uit?

Rabea Ahlers:

Met Boardwise is er een duidelijke indieningsstandaard voor alle deelnemers. Deze standaardisatie is nu al een verademing. Maar vooral bij detailvragen tellen de optimalisaties op: tot nu toe heb ik handmatig voorbladen gemaakt voor de documenten van elk agendapunt (TOP). Met Boardwise gebeurt dit met het briefingsdocument in slechts één klik. Tegelijkertijd worden documenten automatisch gearchiveerd en correct gelabeld. Met twintig agendapunten scheelt dit veel tijd. Zowel agendabeheer als het uitnodigen van extra deelnemers gebeurt met een muisklik. En met de introductie van Boardwise zijn er duidelijke en transparante deadlines, wat iedereen helpt in zijn werkstructuur. Dit wordt goed ontvangen.

Christian Weber:

We mogen het verzenden van protocolsecties niet vergeten. Voorheen moesten we de relevante secties handmatig identificeren en verzenden, maar nu zorgt Boardwise daar ook voor, waardoor deze taak eenvoudiger wordt met opgeslagen distributielijsten en automatische toewijzing.

Wat waren de reacties op de introductie van Boardwise?

Christian Weber:

Ons hele team is zeer positief over het systeem. Omdat de TOP-indieners ook de status van hun TOP's in Boardwise zien, creëert Boardwise transparantie waar iedereen baat bij heeft. De feedback van het betrokken OLB-team is dan ook positief. Vooral de eenvoud en intuïtie van het systeem worden door ons geprezen. Het komt zeer zelden voor dat een IT-systeem zonder klachten in een bedrijf wordt geïntroduceerd!

Heb je een favoriete functie?

Rabea Ahlers:

Mijn favoriete functie is de ronde resolutie. Het maakt het voor de bestuursleden heel gemakkelijk om te stemmen. Ze klikken op de link, brengen hun stem uit en de resolutie wordt behandeld.

Christian Weber:

Wat onze bestuursleden ook positief hebben opgemerkt, is dat de app ook op iPads gebruiksvriendelijk is. Je kunt documenten openen en bewerken op alle apparaten. Dit is vooral praktisch als je veel onderweg bent.

De resultaten

Hoe gebruik je Boardwise?

Christian Weber:

Sinds maart 2024 organiseren we onze bestuursvergaderingen met Boardwise. We onderzoeken momenteel ook aanvullende aanvragen voor andere commissievergaderingen.

Hoe zou je de tijdwinst in een numeriek cijfer kwantificeren?

Rabea Ahlers:

Boardwise bespaart me zelfs meer dan 50% van de tijd. De volledige voorbereiding en opvolging van de bijeenkomsten kan nu in twee dagen worden gedaan, zodat er tijd is voor andere activiteiten.

De 3 belangrijkste redenen voor Boardwise

Rapportagevereisten:

Controlebestendige protocollen, processen, afwikkelingslijsten en zoekfuncties vergemakkelijken de rapportage aan accountants, BaFin, Bundesbank en ECB.

Verlichting van de werklast:

Met de introductie van Boardwise bespaart het Board Office meer dan 50% tijd bij de voorbereiding en opvolging van hun bestuursvergaderingen.

Implementatie:

Door de technologische integratie in MS365 zijn er geen interfaces met externe servers. De implementatie-inspanning was minimaal voor zowel IT- als gegevensbeschermingsfunctionarissen.