Wandelbijeenkomst

Een frisse benadering van productieve samenwerking

Stimuleer de creativiteit, verbeter de samenwerking en verbeter de gezondheid op de werkplek

In de snel veranderende wereld van zakelijke besluitvorming vormen vergaderingen de ruggengraat van communicatie en strategie-uitvoering. De traditionele bestuursvergadering kent echter beperkingen, waardoor creativiteit, betrokkenheid en zelfs lichamelijk welzijn vaak worden onderdrukt. Vooruitstrevende organisaties onderzoeken alternatieven, en een van die benaderingen is de walking meeting. Deze innovatieve methode combineert beweging met discussie en biedt professionals een dynamische en productieve manier om samen te werken.

In dit artikel onderzoeken we waarom wandelbijeenkomsten waardevol zijn, geven we een leidraad om ze effectief te implementeren en gaan we mogelijke uitdagingen aan om u te helpen deze praktijk in uw bedrijfscultuur te integreren.

Het pleidooi voor wandelbijeenkomsten

Waarom traditionele bijeenkomsten tekortschieten

Zakelijke professionals brengen een aanzienlijk deel van hun dag door in vergaderingen, vaak beperkt tot statische omgevingen. De eentonigheid van het zitten in een directiekamer kan leiden tot ontkoppeling, verminderde aandachtsspanne en een gebrek aan energie. Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen van traditionele bijeenkomsten:

• Gebrek aan lichaamsbeweging: Langdurig zitten is in verband gebracht met verschillende gezondheidsproblemen, waaronder rugpijn, een slechte houding en zelfs chronische aandoeningen zoals hart- en vaatziekten.
• Geestelijke vermoeidheid: Een statische omgeving met voorspelbare formaten leidt vaak tot verminderde creativiteit en probleemoplossend vermogen.
• Overdaad aan informatie: Eindeloze diavoorstellingen en lange agenda's kunnen de deelnemers overweldigen, wat leidt tot passief luisteren in plaats van actieve betrokkenheid.

Hoewel deze uitdagingen traditionele bijeenkomsten misschien niet overbodig maken, benadrukken ze de behoefte aan alternatieven die de standaardpraktijken kunnen aanvullen.

De voordelen van Walking Meetings

Creativiteit stimuleren

Wandelbijeenkomsten zijn op unieke wijze effectief om creativiteit te ontsluiten. De beweging die gepaard gaat met lopen verhoogt de bloedtoevoer naar de hersenen, waardoor de cognitieve functie en innovatief denken worden verbeterd. Uit onderzoek van Stanford University blijkt dat mensen tijdens het lopen meer ideeën genereren dan tijdens het zitten. Dit maakt wandelbijeenkomsten bijzonder waardevol voor brainstormsessies of probleemoplossende discussies.

Verbetering van de gezondheid

Voor professionals die uren achter een bureau zitten, zijn wandelbijeenkomsten een welkome afwisseling. Zelfs matige lichaamsbeweging kan de bloedsomloop verbeteren, stress verminderen en het energieniveau verhogen. Wandelen bestrijdt ook de negatieve effecten van langdurig zitten, zoals vermoeidheid en stijfheid, waardoor een gezonder en levendiger personeelsbestand ontstaat.

Samenwerking verbeteren

Wandelbijeenkomsten doorbreken de formaliteit van traditionele bijeenkomsten. Door fysieke barrières zoals bureaus of tafels weg te nemen, creëren ze een gevoel van gelijkheid onder de deelnemers. Dit bevordert open communicatie, versterkt relaties en bevordert een sfeer van samenwerking. Voor managers kan het naast elkaar lopen met teamleden ook leiden tot eerlijke feedback.

Tijdsefficiëntie

Het natuurlijke tempo van wandelbijeenkomsten bevordert beknoptheid en concentratie. Zonder de afleiding van telefoons, laptops of uitgebreide PowerPoint-presentaties hebben deelnemers de neiging om bij het onderwerp te blijven en sneller tot beslissingen te komen. Dit maakt wandelbijeenkomsten een uitstekende keuze voor check-ins of snelle statusupdates.

Beste praktijken voor het organiseren van wandelbijeenkomsten

Geschiktheid beoordelen

Niet elke vergadering is geschikt voor een wandelformat. Wandelbijeenkomsten werken het beste voor:

• Brainstormsessies: De ongedwongen omgeving zorgt voor creativiteit en vrij stromende ideeën.
• Een-op-een gesprekken: Wandelen elimineert afleiding en creëert een intieme ruimte voor eerlijke dialoog.
• Strategische planning: Discussies op hoog niveau hebben baat bij de duidelijkheid en focus die wandelen biedt.
• Statusupdates: Beknopte check-ins zijn zeer geschikt voor dit mobiele formaat.

Vergaderingen die gedetailleerde presentaties, deelname van grote groepen of het gebruik van uitgebreide visuele hulpmiddelen vereisen, kunnen echter beter in traditionele omgevingen worden gehouden.

De vergadering plannen

De juiste route kiezen

De omgeving speelt een cruciale rol in het succes van een wandelbijeenkomst. Kies voor paden die stil en veilig zijn en bevorderlijk zijn voor een gesprek. Parken, wandelpaden en brede trottoirs zijn uitstekende keuzes. Vermijd lawaaierige of drukke ruimtes die de gespreksstroom kunnen verstoren. Als uw kantoor zich in een stedelijke omgeving bevindt, verken dan van tevoren nabijgelegen gebieden om geschikte routes te vinden.

Doelen stellen

Een succesvolle wandelbijeenkomst is net zo gestructureerd als een traditionele bijeenkomst. Definieer duidelijke doelstellingen en deel deze vooraf met de deelnemers. Als het doel bijvoorbeeld is om te brainstormen, stel dan een doel om een bepaald aantal ideeën te genereren. Een duidelijke agenda zorgt ervoor dat het gesprek gefocust en productief blijft.

Tijdbeheer

Wandelbijeenkomsten duren doorgaans 30 tot 60 minuten. Voor langere discussies kunt u overwegen om korte pauzes in te lassen om de notities te bekijken. Maak aan het einde van de wandeling tijd vrij om de belangrijkste punten samen te vatten en bruikbare vervolgstappen vast te stellen.

Praktische problemen aanpakken

Onvoorziene weersomstandigheden

Het weer kan wandelbijeenkomsten in de buitenlucht verstoren, maar voorbereiding is cruciaal. Zorg voor een reserveplan, zoals het gebruik van overdekte gangen, een atrium van een gebouw of een nabijgelegen overdekte ruimte. Dit zorgt ervoor dat vergaderingen zonder onderbreking kunnen worden voortgezet.

Inclusiviteit en toegankelijkheid

Zorg ervoor dat wandelbijeenkomsten inclusief zijn door tegemoet te komen aan de behoeften van alle deelnemers. Bied mensen met mobiliteitsproblemen alternatieven aan, zoals permanente vergaderingen of virtuele brainstormsessies. Geef prioriteit aan routes die voor iedereen toegankelijk zijn.

Uitdagingen overwinnen

Weerstand tegen verandering

De introductie van wandelbijeenkomsten kan met scepsis worden beantwoord, vooral in traditionele bedrijfsomgevingen. Om weerstand te overwinnen:

• Communiceer de voordelen: Deel succesverhalen en gegevens die de effectiviteit van wandelbijeenkomsten aantonen. Benadruk hun afstemming op de prioriteiten van het bedrijf, zoals innovatie, samenwerking en het welzijn van werknemers.
• Klein beginnen: Test het concept met kleinere groepen of minder formele bijeenkomsten om comfort en vertrouwdheid te creëren.

Professionaliteit in evenwicht brengen met informaliteit

Wandelbijeenkomsten hebben natuurlijk een ongedwongen toon, maar het behouden van professionaliteit is essentieel. Moedig deelnemers aan om gefocust te blijven en gesprekken buiten het onderwerp te vermijden. Het opstellen van een agenda en het benadrukken van doelstellingen kan helpen om de juiste balans te vinden.

Afleidingen vermijden

Buitenomgevingen kunnen leiden tot afleiding, zoals verkeerslawaai, onvoorspelbaar weer of voorbijgangers. Beperk deze problemen door rustige routes te kiezen en duidelijk de verwachtingen over te brengen om tijdens de vergadering betrokken te blijven.

Voorbeelden uit de echte wereld

Succesverhalen van bedrijven

Verschillende vooraanstaande bedrijven hebben wandelbijeenkomsten omarmd als onderdeel van hun bedrijfscultuur. Bijvoorbeeld:

• Google: Google staat bekend om zijn innovatieve benadering van werkplekpraktijken en maakt regelmatig gebruik van wandelbijeenkomsten om creativiteit aan te wakkeren.
• LinkedIn: De professionele netwerkgigant omvat wandelbijeenkomsten om samenwerking en innovatie te bevorderen.
• appel: Steve Jobs hield beroemde wandelbijeenkomsten, in de overtuiging dat ze tot betere gesprekken en ideeën leidden.

Conclusie

Wandelbijeenkomsten zijn meer dan alleen een trend; ze zijn een transformerende benadering van moderne samenwerking op de werkplek. Door beweging in discussies te integreren, kunnen professionals hun creativiteit vergroten, de gezondheid verbeteren en sterkere verbindingen binnen hun teams bevorderen.

Organisaties die deze verandering willen omarmen, zullen dit een waardevolle aanvulling vinden op hun vergadervormen, die aansluit bij bredere doelstellingen op het gebied van innovatie, productiviteit en het welzijn van werknemers.

Zet de eerste stap

Begin met het testen van wandelbijeenkomsten voor informele check-ins of brainstormsessies. Met de juiste planning en uitvoering kunnen ze een krachtig hulpmiddel worden in uw professionele toolkit.

De aanpak van Boardwise voor het beheer van vergaderingen

Boardwise is gespecialiseerd in het stroomlijnen van bestuurlijke en vergaderingsbeheerprocessen door middel van naadloze integratie met Microsoft 365. Hun platform is ontwikkeld in het kader van de Raad van Bestuur van Europa's grootste mediabedrijf en het is aangetoond dat het klanten 40% tot 50% bespaart van de tijd die gewoonlijk wordt besteed aan het organiseren van grote vergaderingen.

De focus van Boardwise op efficiënte voorbereiding en beheer van vergaderingen is in lijn met de principes van productiviteit en innovatie die wandelbijeenkomsten bevorderen.

Om te ontdekken hoe Boardwise het vergaderbeheer van uw organisatie kan verbeteren, vraag een gratis demo aan.