Naleving van de AVG

Hoe raden van bestuur juridische problemen kunnen vermijden

Een uitgebreide gids voor raden van bestuur

Inleiding: Waarom GDPR-compliance belangrijk is voor raden van bestuur

Naleving van de AVG is een cruciale vereiste voor organisaties die persoonsgegevens verwerken, met name raden van bestuur die gevoelige informatie beheren. Sinds de inwerkingtreding in 2018 heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) de gegevensbeschermingsnormen hervormd, waarbij strenge eisen worden gesteld aan bedrijven die actief zijn binnen de Europese Unie (EU) en elke organisatie die persoonsgegevens van EU-burgers verwerkt.

Voor raden van bestuur gaat het bij de naleving van de AVG niet alleen om het vermijden van boetes, maar ook om het vertrouwen te behouden, de regelgeving op elkaar af te stemmen en gevoelige gegevens met betrekking tot de raad van bestuur te beschermen. Bestuursvergaderingen omvatten de behandeling van vertrouwelijke persoonlijke gegevens, zoals profielen van bestuurders, aandeelhoudersinformatie en communicatie met leidinggevenden. Zonder de juiste GDPR-nalevingsmaatregelen riskeren besturen financiële boetes, wettelijke aansprakelijkheid en reputatieschade.

Deze gids behandelt de grondbeginselen van de naleving van de AVG, de belangrijkste uitdagingen voor het bestuur van de raad van bestuur en de beste praktijken voor veilige en rechtmatige gegevensverwerking.

Inzicht in de naleving van de AVG: een snelle opfriscursus voor bestuursprofessionals

Wat is GDPR-conformiteit?

GDPR-conformiteit verwijst naar het vermogen van een organisatie om te voldoen aan de voorschriften die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). De wet is van toepassing op:

• Elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt van personen binnen de EU, ongeacht de locatie van het bedrijf.
• Bedrijven die goederen of diensten aanbieden aan inwoners van de EU, zelfs als ze geen kantoor in de EU hebben.

De verordening is bedoeld om individuen meer controle over hun gegevens te geven en tegelijkertijd organisaties verantwoordelijk te houden voor de manier waarop ze die gegevens verzamelen, verwerken, opslaan en delen. Om aan de AVG te voldoen, moeten organisaties strikte gegevensbeschermingsbeginselen volgen en maatregelen nemen om ongeoorloofde toegang tot of inbreuken op gegevens te voorkomen.

Belangrijkste GDPR-nalevingsprincipes voor raden van bestuur

Het GDPR-nalevingskader is gebaseerd op belangrijke principes die rechtstreeks van toepassing zijn op het bestuur van de raad van bestuur:

1. Rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie
   • Persoonlijke gegevens moeten legaal en transparant worden verwerkt.
   • Bestuursleden moeten begrijpen hoe binnen de bestuursactiviteiten met persoonsgegevens wordt omgegaan.
2. Beperking van het doel
   • Gegevens mogen alleen worden verzameld voor specifieke en legitieme doeleinden.
   • De dossiers van de raad van bestuur mogen geen onnodige persoonsgegevens bevatten.
3. Minimalisatie van gegevens
   • Organisaties mogen alleen gegevens verzamelen die essentieel zijn voor de besluitvorming.
   • Besturen moeten overmatige verzameling van persoonsgegevens in notulen of verslagen van vergaderingen vermijden.
4. Nauwkeurigheid
   • Persoonlijke gegevens moeten nauwkeurig en actueel worden gehouden.
   • De raden van bestuur moeten periodiek de juistheid van de opgeslagen gegevens van belanghebbenden verifiëren.
5. Beperking van de opslag
   • Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is.
   • De raden van bestuur moeten duidelijke bewaartermijnen vaststellen voor verslagen van vergaderingen en gegevens van leidinggevenden.
6. Integriteit en vertrouwelijkheid
   • Gegevens moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang en inbreuken.
   • De communicatie met het bestuur en de opslag van documenten moeten worden beveiligd met behulp van GDPR-nalevingsmaatregelen.
7. Verantwoording
   • Organisaties moeten de naleving van de AVG aantonen door middel van de juiste documentatie.
   • De raden van bestuur moeten nalevingsdossiers bijhouden en interne audits uitvoeren.

Door het bestuur af te stemmen op de principes van naleving van de AVG, kunnen organisaties de gegevensbescherming verbeteren en risico's beperken.

Zie GDPR-compliance in actie: leer van marktleiders die effectieve GDPR-strategieën hebben geïmplementeerd. Lees nu hun succesverhalen.

Naleving van de AVG in het bestuursmanagement

Raden van bestuur verwerken en bewaren aanzienlijke hoeveelheden persoonsgegevens, waardoor naleving van de AVG een cruciaal aspect van het bestuur is.

Omgaan met persoonsgegevens in het kader van bestuursactiviteiten

Veel voorkomende categorieën van bestuursgerelateerde persoonsgegevens zijn onder meer:

• Informatie voor bestuursleden: contactgegevens, biografieën en identificatiegegevens.
• Documentatie van de vergadering: notulen, presentielijsten en stemresultaten.
• Communicatie met belanghebbenden: e-mails, rapporten en discussies waarbij investeerders en toezichthouders betrokken zijn.
• Gegevens van werknemers en leidinggevenden: prestatiebeoordelingen, informatie over vergoedingen en HR-gerelateerde discussies.

Om ervoor te zorgen dat de AVG wordt nageleefd, moeten besturen ervoor zorgen dat deze gegevens op een veilige en wettige manier worden verzameld, opgeslagen en verwerkt.

Gegevensbeveiliging in bestuurscommunicatie

Raden van bestuur moeten gevoelige discussies en documenten beschermen, aangezien niet-naleving hen kan blootstellen aan toezicht door de regelgeving. De belangrijkste risico's zijn onder meer:

• Onbeveiligde e-mails: vertrouwelijke gegevens delen zonder versleuteling.
• Onbevoegde gegevenstoegang: gebruik van persoonlijke apparaten voor communicatie aan boord.
• Externe deelrisico's: externe consultants die toegang hebben tot gevoelige bestuursgegevens.

Beste praktijken voor bestuurscommunicatie die voldoet aan de AVG

• Gebruik versleutelde e-maildiensten en platforms voor bestuursbeheer die voldoen aan de AVG.
• Implementeer multi-factor authenticatie (MFA) voor toegang tot boorddocumenten.
• Beperk de toegang met behulp van op rollen gebaseerde machtigingen.
• Werk het beveiligingsbeleid van de raad van bestuur regelmatig bij om naleving van de AVG te handhaven.

Maak van compliance een concurrentievoordeel: Boardwise helpt u de naleving van de AVG te handhaven en tegelijkertijd de efficiëntie te verbeteren. Boek nu een demo.

Belangrijkste uitdagingen op het gebied van de naleving van de AVG voor raden van bestuur

Ondanks het feit dat ze begrijpen dat aan de AVG wordt voldaan, staan veel raden van bestuur voor uitdagingen om de naleving volledig na te leven.

1. Toegangscontrole en vertrouwelijkheid

Bordmateriaal bevat vaak vertrouwelijke gegevens, waarvoor een strikt toegangsbeheer vereist is. Veelvoorkomende problemen zijn echter:

• Bestuursleden die persoonlijke e-mailaccounts gebruiken voor zakelijke communicatie.
• Onversleuteld delen van gevoelige forumdocumenten.
• Gebrek aan duidelijk beleid over wie toegang heeft tot bestuursgegevens.

Oplossing: Implementeer op rollen gebaseerde toegangscontroles (RBAC) en auditlogboeken om de toegang tot en wijzigingen van documenten bij te houden.

2. Bewaring en opslag van gegevens

Veel organisaties bepalen niet hoe lang bestuursgerelateerde gegevens moeten worden bewaard. De belangrijkste aandachtspunten zijn onder meer:

• Vergadergegevens voor onbepaalde tijd bewaren, wat leidt tot risico's op het gebied van naleving van de AVG.
• Het is niet gelukt om een veilig verwijderingsbeleid vast te stellen voor verouderde records.

Oplossing: Ontwikkel een schema voor het bewaren van gegevens dat is afgestemd op de vereisten voor naleving van de AVG en dat zorgt voor een veilige verwijdering van gegevens.

3. Grensoverschrijdende gegevensoverdracht

Voor multinationale besturen moet de overdracht van gegevens tussen rechtsgebieden voldoen aan de GDPR.

Oplossing: Gebruik standaardcontractbepalingen (SCC's) of bindende bedrijfsregels (BCR's) om rechtmatige praktijken voor gegevensoverdracht te waarborgen.

4. Risicobeheer door derden

Besturen werken vaak met externe adviseurs, juridische teams en IT-dienstverleners die mogelijk toegang hebben tot persoonsgegevens.

Oplossing: Voer due diligence-onderzoeken uit bij leveranciers en eis dat ze gegevensverwerkingsovereenkomsten (DPA's) ondertekenen om de naleving van de AVG te handhaven.

Implementatie van de beste praktijken op het gebied van GDPR-naleving in bestuursactiviteiten

Besturen moeten de naleving van de AVG integreren in hun bestuurskaders.

Gegevensbescherming door ontwerp en standaard

Besturen moeten de naleving van de AVG proactief in hun processen integreren door:

• Het uitvoeren van GDPR-risicobeoordelingen voordat nieuwe technologieën worden geïmplementeerd.
• Met behulp van GDPR-conforme cloudopslagoplossingen.
• Het verminderen van onnodige gegevensverzameling in bordmateriaal.

Toestemmingsbeheer voor communicatie met betrekking tot de raad van bestuur

Om ervoor te zorgen dat de GDPR wordt nageleefd, moeten raden van bestuur:

• Verkrijg expliciete toestemming bij het verwerken van persoonlijke gegevens.
• Bied individuen duidelijke intrekkingsmogelijkheden voor toestemming.
• Houd toestemmingsgegevens bij voor nalevingsaudits.

Incidentrespons en beheer van datalekken

Besturen moeten snel handelen in geval van een datalek:

• Stel de toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur op de hoogte.
• Stel de betrokken personen op de hoogte als de inbreuk een aanzienlijk risico vormt.
• Houd gedetailleerde gegevens bij van alle inbreuken voor verificatie van de naleving.

Hoe bedrijven ervoor zorgen dat de AVG wordt nageleefd: Verkrijg inzichten van bedrijven die de beste praktijken van de AVG onder de knie hebben. Leer van hun ervaringen.

Bruikbare stappen voor directieprofessionals om ervoor te zorgen dat de AVG wordt nageleefd

1. Voer een GDPR-nalevingsaudit uit voor de activiteiten van de raad van bestuur.
2. Controleer en actualiseer het gegevensbeschermingsbeleid regelmatig.
3. Implementeer GDPR-conforme software voor bestuursbeheer.
4. Zorg ervoor dat externe leveranciers voldoen aan de GDPR-nalevingsvereisten.
5. Wijs indien nodig een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan.

Hoe Boardwise zorgt voor naleving van de AVG

Boardwise biedt een veilig platform voor bestuursbeheer dat volledig is geïntegreerd in de IT-infrastructuren van klanten, zodat alle gegevens op hun eigen servers blijven voor maximale beveiliging. Met de integratie van Microsoft 365 en Azure maakt Boardwise GDPR-conforme documentopslag en toegangscontrole mogelijk, in lijn met de beveiligingsnormen van bedrijven.

Voor organisaties die de beveiliging en compliance van het bestuur willen verbeteren, biedt Boardwise oplossingen op maat. Boek een demo om te zien hoe het werkt.

Conclusie: versterking van de naleving van de AVG op het gebied van corporate governance

Het bereiken en handhaven van de GDPR-naleving is niet alleen een wettelijke vereiste, het is een essentieel onderdeel van corporate governance. Besturen spelen een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens op verantwoorde, veilige en in overeenstemming met de wettelijke normen worden behandeld.

Door de beste praktijken op het gebied van naleving van de AVG te implementeren, kunnen raden van bestuur de gegevensbescherming verbeteren, het vertrouwen van belanghebbenden opbouwen en regelgevingsrisico's beperken. In een tijdperk van toenemende bezorgdheid over de privacy van gegevens zullen proactieve nalevingsmaatregelen zowel de reputatie van de organisatie als haar operationele efficiëntie beschermen.

Door de GDPR-nalevingsvereisten voor te blijven, blijven besturen verantwoordelijk, transparant en wettelijk beschermd in hun bestuurlijke verantwoordelijkheden.