Schreiben Sie das Protokoll richtig

Ein Leitfaden für Berufserfahrene

Aufrechterhaltung der Professionalität in der Unternehmensführung

In der Unternehmensführung sind ordnungsgemäß aufgezeichnete Sitzungsprotokolle eine wichtige Ressource für die Gewährleistung von Transparenz, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strategischer Entscheidungen. Für Fachleute, die für die Organisation von Vorstandssitzungen verantwortlich sind — seien es Vorstandssekretäre, Beauftragte der Unternehmensführung oder Assistenten der Geschäftsleitung — ist das Verfassen effektiver Protokolle eine wichtige Fähigkeit.

Die Sitzungsprotokolle dokumentieren wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte und bilden so eine historische Aufzeichnung, die den zukünftigen Betrieb beeinflussen kann. Ungenaue oder unvollständige Protokolle können zu Missverständnissen, Compliance-Problemen und rechtlichen Risiken führen. Dieser Leitfaden bietet einen detaillierten Ansatz für die professionelle Erstellung von Protokollen, von der Vorbereitung bis zur Fertigstellung, und stellt sicher, dass sie den höchsten Standards in Bezug auf Klarheit und Rechenschaftspflicht entsprechen.

Warum genaue Minuten wichtig sind

Die Bedeutung von Protokollen von Vorstandssitzungen geht weit über die einfache Führung von Aufzeichnungen hinaus. Diese Dokumente spielen eine wichtige Rolle in der Unternehmensführung und können weitreichende Auswirkungen haben, wenn sie nicht richtig behandelt werden.

Rechtliche Anforderungen und Compliance-Anforderungen

In vielen Ländern sind genaue Sitzungsprotokolle gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere für öffentliche Unternehmen und regulierte Branchen. Sie dienen als Nachweis für die gebotene Sorgfalt bei der Entscheidungsfindung und können bei Prüfungen, Gerichtsverfahren oder Konformitätsprüfungen erforderlich sein.

Gemäß Unternehmensführungsvorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) in den USA oder dem UK Companies Act müssen die Protokolle beispielsweise genaue Aufzeichnungen über Vorstandsentscheidungen enthalten, um Betrug und Missmanagement zu verhindern.

Verbesserung der Entscheidungsverantwortung

Die Sitzungsprotokolle stellen sicher, dass Entscheidungen gut dokumentiert sind, und geben einen klaren Hinweis darauf, warum bestimmte Maßnahmen ergriffen wurden. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen Entscheidungen später von Aktionären, Aufsichtsbehörden oder juristischen Personen in Frage gestellt werden.

Ein gut vorbereitetes Protokoll sollte folgende Antworten geben:

• Was wurde besprochen?
• Welche Entscheidungen wurden getroffen?
• Wer war für die Follow-ups verantwortlich?
• Was war der Grund für jede Entscheidung?

Unterstützung der organisatorischen Kontinuität

Das Protokoll dient als langfristige Aufzeichnung, die zukünftigen Vorständen und Führungskräften als Richtschnur dienen kann. Ohne eine klare Dokumentation laufen Unternehmen Gefahr, dieselben Themen erneut aufzugreifen oder vergangene Entscheidungen falsch zu interpretieren.

Durch die Pflege eines konsistenten und zugänglichen Archivs der Sitzungsprotokolle können Unternehmen die Kontinuität der strategischen Planung, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der betrieblichen Umsetzung sicherstellen.

Vor dem Treffen: Grundsteinlegung

Ein strukturierter Ansatz zur Sitzungsvorbereitung ist unerlässlich, um klare und umsetzbare Protokolle zu erstellen. Die richtige Vorbereitung hilft dem Protokollführer, wichtige Diskussionspunkte vorauszusehen, sich an den Unternehmenszielen auszurichten und die Dokumentation zu optimieren.

Verstehe die Agenda gründlich

Die Tagesordnung ist die Grundlage, auf der das Protokoll erstellt wird. Eine gut strukturierte Tagesordnung umreißt die Diskussionsthemen und stellt sicher, dass alle notwendigen Punkte auf organisierte Weise behandelt werden.

Wichtige Schritte zur Vorbereitung der Tagesordnung für das Protokoll:

1. Überprüfen Sie das Protokoll vergangener Besprechungen — Identifizieren Sie ungelöste Probleme oder laufende Maßnahmen, die weiterverfolgt werden müssen.
2. Identifizieren Sie wichtige Entscheidungspunkte — Markieren Sie Tagesordnungspunkte, die zu Anträgen, Entschließungen oder Abstimmungen führen können.
3. Diskussionsziele klären — Stellen Sie fest, ob bei Tagesordnungspunkten Informationsaustausch, Diskussion oder Entscheidungsfindung erforderlich ist.
4. Liste der erwarteten Teilnehmer — Wenn Sie wissen, wer teilnehmen wird, können Sie Fachgebiete und Bedenken der Interessengruppen besser vorhersehen.

Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Das Verständnis der Verantwortlichkeiten gewährleistet einen effizienten Arbeitsablauf für Dokumentation und Genehmigung.

Die Rolle des Protokollschreibers:

• Erfassen Sie wichtige Diskussionen ohne unnötige Details.
• Dokumentieren Sie Entscheidungen, Abstimmungen und Aktionspunkte genau.
• Achten Sie auf Neutralität in Formulierung und Ton.

Genehmigungsprozess:

• In der Regel muss der Vorsitzende, der CEO oder der Verwaltungsrat das Protokoll überprüfen und genehmigen.
• Einige Organisationen benötigen Rechtsbeistand, um die Richtigkeit und Einhaltung der Sitzungsprotokolle zu überprüfen.

Wählen Sie die richtigen Tools

Die Verwendung der geeigneten Tools verbessert die Effizienz und Genauigkeit bei der Minutenaufnahme.

Zu berücksichtigende Optionen:

• Digitale Vorlagen: Vorformatierte Vorlagen sorgen für Konsistenz und sparen Zeit.
• Aufnahmegeräte: Sofern zulässig, können Aufzeichnungen als Referenz für die Überprüfung von Details dienen. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Datenschutzgesetze eingehalten werden.
• Meeting-Management-Software: Plattformen wie BoardEffect, Diligent oder Microsoft OneNote optimieren die Dokumentation und Verteilung.

Das Protokoll richtig strukturieren

Ein strukturiertes und standardisiertes Format sorgt für Klarheit, Konsistenz und einfache Navigation.

Hauptbestandteile des Sitzungsprotokolls

1. Grundlegende Informationen zur Besprechung

• Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung.
• Namen der Teilnehmer, einschließlich der Angabe, ob sie anwesend, abwesend oder entschuldigt waren.

2. Eröffnungserklärungen

• Bestätigung des Quorums (für offizielle Entscheidungen sind mindestens Teilnehmer erforderlich).
• Genehmigung oder Änderung früherer Sitzungsprotokolle.

3. Diskussionen zur Tagesordnung

• Kurze Zusammenfassungen der wichtigsten Diskussionen.
• Gefasste Entscheidungen, gestellte Anträge und Abstimmungsergebnisse.
• Zugewiesene Aktionspunkte, einschließlich Verantwortlicher und Fristen.

4. Abschließende Aussagen

• Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und der nächsten Schritte.
• Einzelheiten zur Vertagung, einschließlich Uhrzeit und Datum der nächsten Sitzung.

Balance zwischen Detail und Kürze

Vermeiden Sie zu viele Details, die die Leser verwirren könnten, und sorgen Sie gleichzeitig für Klarheit in den Entscheidungsprotokollen.

Bewährte Verfahren:

✅ Fassen Sie Diskussionen zusammen, anstatt Wort-für-Wort-Transkripte bereitzustellen.
✅ Konzentrieren Sie sich auf Entscheidungen, nicht auf Dialoge.
✅ Verwenden Sie Aufzählungspunkte und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern.
✅ Lassen Sie irrelevante Details oder informelle Gespräche weg.

Schreibstil und Berufspraxis

Die Art und Weise, wie Protokolle verfasst werden, wirkt sich auf ihre Effektivität und Glaubwürdigkeit aus.

Objektivität und Neutralität

Die Protokolle sollten sachlich, unvoreingenommen und professionell sein.

🚫 Vermeiden Sie subjektive Sprache:

• ❌ „Der CFO hat sich leidenschaftlich für die Genehmigung des Haushaltsplans ausgesprochen.“
• ✅ „Der CFO legte den Haushaltsvorschlag vor, der anschließend genehmigt wurde.“

🚫 Vermeiden Sie persönliche Meinungen:

• ❌ „Dieses Projekt ist eine schreckliche Idee.“
• ✅ „Es wurden Bedenken hinsichtlich der Durchführbarkeit des Projekts geäußert.“

Formatierung aus Gründen der Konsistenz

Ein klares und konsistentes Format gewährleistet die Benutzerfreundlichkeit.

Empfohlene Formatierung:

• Verwenden Sie fett oder unterstrichene Abschnittsüberschriften.
• Halten Sie die chronologische Reihenfolge der Diskussionen ein.
• Geben Sie Seitenzahlen und Daten als Referenz an.

Vertraulichkeit und Einhaltung der Vorschriften

Sensible Diskussionen sollten mit Diskretion aufgezeichnet werden.

Richtlinien für den Umgang mit vertraulichen Informationen:

• Kennzeichnen Sie vertrauliche Bereiche deutlich.
• Vermeiden Sie direkte Zuschreibungen, sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Halten Sie sich an die Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens für die Aufbewahrung von Dokumenten.

Nach der Sitzung: Abschluss und Genehmigung des Protokolls

Der Finalisierungsprozess stellt sicher, dass das Protokoll die Diskussionen und Entscheidungen genau wiedergibt.

Auf Richtigkeit überprüfen und bearbeiten

• Vergleichen Sie die Notizen mit anderen Teilnehmern, um wichtige Punkte zu überprüfen.
• Stellen Sie sicher, dass für alle Aktionspunkte klare Aufgaben und Fristen gelten.

Genehmigungsprozess

• Verteilen Sie den Protokollentwurf zur Überprüfung durch den Vorsitzenden oder den benannten Genehmigungsberechtigten.
• Integrieren Sie Feedback und schließen Sie es ab.
• Holen Sie bei der nächsten Vorstandssitzung die formelle Genehmigung ein.

Vertrieb und Lagerung

• Verwenden Sie sichere Plattformen für den Vertrieb.
• Archivieren Sie die Protokolle gemäß den gesetzlichen und unternehmensinternen Richtlinien.

Fazit: Die Rolle von Exzellenz bei der Protokollführung

Gut geschriebene Protokolle sind mehr als nur eine Formalität — sie sind ein unverzichtbares Instrument für Unternehmensführung, Compliance und strategische Entscheidungen. Durch eine gründliche Vorbereitung, die Einhaltung eines strukturierten Formats und die Wahrung der Professionalität stellen Sie sicher, dass die Vorstandssitzungen gut dokumentiert, umsetzbar und rechtlich einwandfrei sind.

Ein Bekenntnis zu exzellenter Protokollierung beweist Ihre Professionalität und verbessert die Unternehmensführung, sodass sichergestellt wird, dass Entscheidungen gut dokumentiert und zukunftssicher sind.

Der Ansatz von Boardwise für Sitzungsprotokolle

Wir bei Boardwise wissen, welche entscheidende Rolle eine präzise und effiziente Protokollierung für eine effektive Vorstandsführung spielt. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie den gesamten Prozess optimiert und sicherstellt, dass Ihre Vorstandssitzungen organisiert, produktiv und gesetzeskonform ablaufen.

Integriertes Sitzungsmanagement

Boardwise bietet eine umfassende Lösung, die alle Aspekte der Tagungsorganisation integriert:

• Themenregistrierung: Erleichtern Sie die strukturierte und kontrollierte Einreichung von Tagesordnungspunkten und zugehörigen Dokumenten und reduzieren Sie so Fehler und Missverständnisse.
• Flexible Planung: Passen Sie die Zeitpläne vor und während der Besprechungen einfach an, ohne dass Sie sich um manuelle Aktualisierungen kümmern müssen. So wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer umgehend über Änderungen informiert werden.
• Microsoft 365-Integration: Arbeiten Sie nahtlos in Ihrer vorhandenen Microsoft Teams- und Office 365-Umgebung und ermöglichen Sie die automatische Generierung und Verteilung von Tagesordnungen und Protokollen im PDF- oder Word-Format.

Automatisierte Dokumentation und Einhaltung von Vorschriften

Unsere Plattform automatisiert die Erstellung und Verteilung von Sitzungsdokumenten und stellt so sicher, dass alle Beteiligten genaue und zeitnahe Informationen erhalten. Mit integrierten Compliance-Funktionen hilft Boardwise dabei, ein revisionssicheres Protokoll aller Besprechungen und Protokolle zu führen, was die Rechenschaftspflicht und Transparenz unterstützt.

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Boardwise ist sich bewusst, dass jedes Unternehmen über einzigartige Prozesse verfügt, und bietet anpassbare Software, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. Diese Flexibilität stellt sicher, dass unsere Lösung perfekt auf Ihre Governance- und Betriebsanforderungen abgestimmt ist.

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