Due diligence door derden

Een cruciaal onderdeel van corporate governance

Bescherm uw bedrijf tegen juridische, financiële en reputatierisico's

Introductie

Naarmate bedrijven meer met elkaar verbonden raken, vertrouwen ze steeds meer op externe partners zoals leveranciers, leveranciers en aannemers om hun activiteiten soepel te laten verlopen. Hoewel deze relaties strategische voordelen bieden, brengen ze ook aanzienlijke risico's met zich mee die verband houden met naleving, financiële stabiliteit, operationele betrouwbaarheid en reputatie. Due diligence door derden (TPDD) is een cruciaal proces dat bedrijven in staat stelt deze risico's te beoordelen, te controleren en te beperken, waarbij ervoor wordt gezorgd dat ze samenwerken met ethische en conforme partners.

Voor raden van bestuur en leidinggevenden is due diligence door derden niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een hoeksteen van gezond ondernemingsbestuur. Het niet uitvoeren van voldoende due diligence kan leiden tot aanzienlijke financiële verliezen, wettelijke sancties en reputatieschade. Om risico's van derden effectief te beheersen, moeten organisaties een uitgebreid due diligence-kader implementeren dat initiële screening, continue monitoring en een gestructureerde aanpak van risicobeheer omvat.

In dit artikel onderzoeken we de belangrijkste risico's die verbonden zijn aan derden, de gestructureerde aanpak van due diligence, de beste praktijken voor raden van bestuur en nalevingsteams en opkomende trends in risicobeheer door derden. Door deze principes te begrijpen en toe te passen, kunnen organisaties hun belangen beschermen en duurzame zakelijke partnerschappen op lange termijn bevorderen.

Voorkom kostbare fouten en leer van de successen (en mislukkingen) van toonaangevende bedrijven in onze casestudies.

Waarom due diligence door derden belangrijk is

Due diligence door derden is meer dan alleen een wettelijke vereiste; het is een fundamenteel onderdeel van bedrijfsrisicobeheer. Organisaties die geen robuuste due diligence-maatregelen nemen, kunnen te maken krijgen met:

• Wettelijke boetes en juridische stappen vanwege niet-naleving van wetten tegen omkoping, voorschriften inzake gegevensbescherming en internationale handelssancties.
• Financiële verliezen tegen frauduleuze activiteiten, contractbreuken of bedrijfsonderbrekingen veroorzaakt door onbetrouwbare leveranciers.
• Reputatieschade als gevolg van onethische praktijken, slechte arbeidsomstandigheden of milieuschendingen die verband houden met derden.
• Operationele inefficiënties als gevolg van verstoringen van de toeleveringsketen, ondermaatse prestaties van leveranciers of cyberbeveiligingsbedreigingen van externe partners.

Een goed gestructureerd due diligence-programma van derden kan helpen deze risico's te beperken, de corporate governance te verbeteren en sterkere, betrouwbaardere zakelijke relaties te creëren.

Belangrijkste risico's verbonden aan derden

Inzicht in de risico's van relaties met derden is de eerste stap in het opbouwen van een robuust due diligence-kader. Deze risico's kunnen grofweg als volgt worden ingedeeld:

1. Juridische en nalevingsrisico's

Niet-naleving van wet- en regelgeving kan een organisatie blootstellen aan ernstige gevolgen, waaronder boetes, sancties en verlies van bedrijfslicenties. Enkele van de meest voorkomende juridische risico's zijn:

• Antiomkoping en corruptie (ABC): Wetten zoals de Wet op buitenlandse corrupte praktijken (FCPA) en de Britse omkopingswet bedrijven strenge eisen opleggen om ervoor te zorgen dat hun externe partners niet betrokken zijn bij corrupte praktijken. Bedrijven moeten grondige controles uitvoeren op tussenpersonen, agenten en consultants die contact hebben met overheidsfunctionarissen.
• Gegevensbescherming en privacy: Met voorschriften zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) en de Californische wet inzake consumentenbescherming (CCPA)moeten bedrijven ervoor zorgen dat derden op een verantwoorde en veilige manier met gegevens omgaan. Organisaties moeten controleren of hun leveranciers voldoen aan strenge vereisten voor gegevensverwerking en -opslag.
• Sancties en overtredingen van exportcontroles: Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun derden niet op de zwarte lijst worden gezet door organisaties zoals de Het Amerikaanse Office of Foreign Assets Control (OFAC) of de Sanctielijst van de Europese Unie. Samenwerken met een gesanctioneerde entiteit kan leiden tot kostbare juridische gevolgen en operationele verstoringen.

2. Financiële risico's

Financiële instabiliteit binnen een externe partner kan de activiteiten verstoren en de bedrijfsresultaten van een organisatie beïnvloeden. Veel voorkomende financiële risico's zijn onder meer:

• Fraude en witwassen van geld: Een financieel instabiele of niet-geverifieerde derde partij kan zich bezighouden met frauduleuze transacties of betrokken zijn bij illegale financiële activiteiten. Organisaties moeten forensische audits uitvoeren om verdacht financieel gedrag te identificeren.
• Kredietwaardigheids- en solvabiliteitskwesties: Omgaan met financieel instabiele leveranciers kan leiden tot contractbreuken, onderbrekingen van de dienstverlening en financiële verliezen. Bedrijven moeten financiële overzichten, kredietscores en historisch betalingsgedrag van derden analyseren om de fiscale betrouwbaarheid te waarborgen.

Wil je het risico minimaliseren? Ervaar Boardwise in een gratis demo.

3. Operationele risico's

Operationele risico's kunnen rechtstreeks van invloed zijn op de toeleveringsketen, de dienstverlening en de bedrijfscontinuïteit van een bedrijf. Deze risico's omvatten:

• Verstoringen van de toeleveringsketen: Ontoereikende screening van leveranciers kan leiden tot vertragingen, problemen met de productkwaliteit of zelfs niet-naleving van de regelgeving bij de inkoop van materialen. Bedrijven moeten alternatieve leveranciers evalueren om potentiële risico's te beperken.
• Problemen met de betrouwbaarheid en prestaties van leveranciers: Een slecht doorgelichte derde partij haalt mogelijk niet aan de essentiële prestatie-indicatoren (KPI's), wat gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering. Service Level Agreements (SLA's) en prestatiestatistieken moeten duidelijk worden gedefinieerd en gecontroleerd.
• Kwetsbaarheden in cyberbeveiliging: Externe leveranciers met zwakke cyberbeveiligingsmaatregelen kunnen ernstige risico's vormen voor gevoelige bedrijfsgegevens, wat kan leiden tot datalekken en wettelijke sancties.

4. Reputatierisico's

Reputatieschade door wangedrag van derden kan langdurige gevolgen hebben. Deze risico's omvatten:

• Associatie met onethische bedrijfspraktijken: De betrokkenheid van derden bij milieuovertredingen, arbeidsuitbuiting of andere onethische activiteiten kan de reputatie van een bedrijf schaden. Bedrijven moeten de naleving van ESG (Environmental, Social and Governance) beoordelen.
• Negatieve media-aandacht: Samenwerken met de verkeerde entiteit kan leiden tot negatieve publiciteit en verlies van consumentenvertrouwen. Bedrijven moeten proactief toezicht houden op de publieke opinie en nieuwsberichten over hun externe partners.

Het due diligence-proces: een gestructureerde aanpak

1. Risico-gebaseerde benadering van screening

Organisaties moeten een op risico gebaseerde benadering volgen bij het beoordelen van relaties met derden, waarbij ze worden ingedeeld op basis van hun potentiële risiconiveau:

• Laag risico: Leveranciers die niet-kritieke diensten aanbieden zonder toegang tot gevoelige gegevens of operationele infrastructuur.
• Gemiddeld risico: Leveranciers met beperkte toegang tot bedrijfssystemen of die financiële transacties afhandelen.
• Hoog risico: Partners die betrokken zijn bij kritieke bedrijfsactiviteiten, naleving van regelgeving of directe contacten met overheidsinstanties.

2. Verzameling en verificatie van gegevens

• Bedrijfsdocumentatie en registraties om de juridische status te bevestigen.
• Financiële audits en kredietcontroles om de stabiliteit te beoordelen.
• Achtergrondonderzoek voor mogelijke rode vlaggen, waaronder juridische geschillen en regelgevende maatregelen.

3. Contractuele waarborgen en toezicht

Contracten moeten het volgende bevatten:

• Duidelijke nalevingsclausules waarbij naleving van wettelijke en ethische normen vereist is.
• Auditrechten periodieke beoordelingen mogelijk maken.
• Beëindigingsbepalingen in geval van inbreuken op de naleving.

4. Doorlopende due diligence en continue monitoring

• Regelmatige prestatiebeoordelingen en herbeoordelingen van risico's.
• Gebruikmaken van technologie zoals AI-gestuurde instrumenten voor risicomonitoring.
• Planning van incidentrespons om overtredingen effectief aan te pakken.

Ontdek onze casestudies en ontdek hoe topbedrijven risico's beperken en succes bevorderen.

Opkomende trends op het gebied van due diligence door derden

1. Meer toezicht op de regelgeving

Overheden over de hele wereld scherpen de regelgeving rond risicobeheer door derden aan, waardoor bedrijven strengere due diligence-praktijken moeten toepassen.

2. Integratie van AI en automatisering

Geavanceerde analyses, kunstmatige intelligentie en automatiseringstools verbeteren de efficiëntie en nauwkeurigheid van risicobeoordelingen en -monitoring.

3. ESG-overwegingen bij due diligence

Bedrijven nemen ESG-criteria op in hun due diligence-kaders om duurzame en maatschappelijk verantwoorde bedrijfspraktijken te waarborgen.

Conclusie

Due diligence door derden is een essentieel onderdeel van corporate governance en helpt organisaties risico's te beperken en ethische, conforme zakelijke relaties te waarborgen. Door een gestructureerd due diligence-kader te implementeren en opkomende trends voor te blijven, kunnen bedrijven hun financiële en reputatie-integriteit beschermen en tegelijkertijd duurzame zakelijke partnerschappen op lange termijn bevorderen.

Boardwise biedt een uitgebreide oplossing voor het beheren van bestuursvergaderingen en het waarborgen van de naleving van de normen voor corporate governance. Ons platform stroomlijnt de organisatie van vergaderingen door processen binnen Microsoft Teams te integreren, waardoor een efficiënte onderwerpregistratie, flexibele planning en geautomatiseerde documentdistributie mogelijk is. Deze gestructureerde aanpak helpt bedrijven bij het bijhouden van grondige registraties van besluitvormingsprocessen, waardoor due diligence-inspanningen worden ondersteund en potentiële risico's worden beperkt.

Om te ontdekken hoe Boardwise de governancepraktijken van uw organisatie kan verbeteren, kunt u een gratis demo hier.