Die 5 schlimmsten Fehler bei Vorstandssitzungen, die Sie vermeiden sollten

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Diese Expertentipps helfen Ihnen dabei, fokussiertere und produktivere Besprechungen abzuhalten

Vorstandssitzungen bilden das Rückgrat der Unternehmensentscheidungen, in denen Strategien erörtert, wichtige Entscheidungen getroffen und die zukünftige Ausrichtung einer Organisation gestaltet werden. Selbst die erfahrensten Fachleute können jedoch auf Herausforderungen stoßen, wenn es darum geht, effektive Vorstandssitzungen zu organisieren und zu leiten. Schlecht durchgeführte Vorstandssitzungen können zu Zeitverschwendung, unkonzentrierten Diskussionen und glanzlosen Entscheidungen führen, was sich auf den Unternehmenserfolg auswirken kann.

Als jemand, der viel in einem Vorstandsbüro eines Unternehmens gearbeitet und unzählige Treffen organisiert hat, habe ich diese Herausforderungen aus erster Hand gesehen. Im Folgenden besprechen wir die fünf häufigsten Fehler in der Vorstandssitzung und bieten Sie Strategien an, um sie zu vermeiden, um sicherzustellen, dass Ihre Vorstandssitzungen effizient ablaufen, und unterstützen Sie letztendlich eine bessere Unternehmensführung.

1. Fehlen einer klaren Agenda

Das Problem: Unstrukturierte Besprechungen führen zu Ineffizienz

Einer der Hauptgründe für unproduktive Vorstandssitzungen ist das Fehlen einer klaren Agenda. Eine Tagesordnung sollte als Roadmap dienen, die einen logischen Ablauf der Themen vorsieht, Prioritäten setzt und sicherstellt, dass die Sitzung konzentriert bleibt. Ohne sie neigen Besprechungen dazu, sich zu schlängeln, und wichtige Themen können entweder überstürzt oder übersehen werden. Dies ist eine der häufigsten Fehler in der Vorstandssitzung.

Warum es ein großer Fehler ist

Wenn Vorstandsmitglieder nicht wissen, was sie zu erwarten haben oder was von ihnen erwartet wird, kann die Diskussion schnell chaotisch werden. Ohne eine klare Agenda können die Teilnehmer zu Diskussionen übergehen, die nichts miteinander zu tun haben. Das verschwendet Zeit und frustriert diejenigen, die einen strukturierten, zielorientierten Dialog suchen. Ohne eine Tagesordnung, die den Ablauf der Sitzung bestimmt, werden wichtige Entscheidungen zudem möglicherweise nicht getroffen, was zu aufgeschobenen Maßnahmen oder überstürzten Urteilen führt.

In der Unternehmenswelt, in der Zeit ein wertvolles Gut ist, ist eine unkonzentrierte Vorstandssitzung nicht nur ein Ärgernis, sondern kann auch echte Konsequenzen für das Unternehmen haben.

Die Lösung

• Setzen Sie klare Prioritäten: Jede Agenda sollte sich zuerst auf die dringendsten und strategischsten Themen konzentrieren. Nehmen Sie sich mehr Zeit für wichtige Entscheidungspunkte als für routinemäßige Aktualisierungen, die durch Materialien vor dem Meeting oder per E-Mail erledigt werden können.
• Zeitrahmen einbeziehen: Weisen Sie jedem Tagesordnungspunkt eine bestimmte Zeitdauer zu, damit die Besprechungen nach Plan verlaufen. Wenn beispielsweise eine wichtige finanzielle Entscheidung getroffen werden muss, sollten Sie 20 bis 30 Minuten für die Diskussion einplanen, während einfachere administrative Themen möglicherweise nur 5 bis 10 Minuten in Anspruch nehmen.
• Vorabverteilung: Es reicht nicht aus, nur eine Tagesordnung zu haben — sie muss rechtzeitig vor der Sitzung verteilt werden. Senden Sie sie mindestens 7-10 Tage im Voraus, damit die Vorstandsmitglieder ausreichend Zeit haben, sie zu überprüfen und vorzubereiten. Diese Praxis ermöglicht auch alle notwendigen Anpassungen, wenn Mitglieder der Meinung sind, dass etwas Wichtiges fehlt.

2. Versäumnis, Materialien im Voraus in Umlauf zu bringen

Das Problem: Unvorbereitete Vorstandsmitglieder

Vorstandsmitglieder, oft leitende Angestellte oder Führungskräfte in ihren Fachgebieten, haben in der Regel anspruchsvolle Zeitpläne. Ihnen wichtige Sitzungsdokumente wie Jahresabschlüsse, Leistungsberichte oder strategische Pläne in letzter Minute zu schicken, tut ihnen keinen Gefallen. Wenn Vorstandsmitglieder unvorbereitet eintreffen, leidet die Qualität der Diskussion, und es wird wertvolle Zeit damit verbracht, alle auf dem Laufenden zu halten, anstatt wichtige Entscheidungen zu treffen. Das Versäumnis, Materialien im Voraus zu verteilen, ist eine der häufigsten Fehler in der Vorstandssitzung.

Warum es ein großer Fehler ist

Unvorbereitete Vorstandsmitglieder können nicht ihren vollen Beitrag leisten. Anstatt einen gut informierten, strategischen Dialog zu führen, könnte die Sitzung in langwierige Präsentationen münden, die vorher hätten überprüft werden können. Dies verschwendet nicht nur Zeit, sondern beeinträchtigt auch die Fähigkeit des Vorstands, wichtige Entscheidungen auf der Grundlage umfassender Erkenntnisse zu treffen.

Darüber hinaus erweckt das zu späte Senden von Dokumenten den Eindruck, dass das Treffen keine Priorität hat. Dies kann dazu führen, dass die Vorstandsmitglieder das Gefühl haben, dass die Ergebnisse der Sitzung weniger wichtig sind.

Die Lösung

• Standardisieren Sie die Materiallieferung: Legen Sie ein klares Protokoll fest, wann die Sitzungsmaterialien verteilt werden müssen. Es empfiehlt sich, den Vorstandsmitgliedern Dokumente mindestens eine Woche vor der Sitzung zur Verfügung zu stellen. Dies ermöglicht eine angemessene Vorbereitung und durchdachte Beiträge.
• Nutzen Sie Technologie für Effizienz: Verwenden Sie Vorstandsverwaltungssoftware oder sichere Cloud-basierte Systeme für die Dokumentenverteilung. Diese Tools erleichtern es den Mitgliedern, auf Dokumente zuzugreifen, sie zu überprüfen und gemeinsam daran zu arbeiten. Sie können sogar nachverfolgen, welche Mitglieder sich die Materialien angesehen haben. Auf diese Weise sind alle auf derselben Wellenlänge, bevor das Meeting beginnt.
• Fördern Sie frühzeitiges Engagement: Ermutigen Sie die Vorstandsmitglieder, im Voraus Fragen zu stellen oder Punkte anzusprechen. Indem Sie einen Teil der Diskussion vor der Sitzung in Gang bringen, können Sie sicherstellen, dass mehr Zeit für strategische Entscheidungen als für die Überprüfung von Daten oder Berichten aufgewendet wird.

3. Schlechtes Zeitmanagement bei Besprechungen

Das Problem: Besprechungen, bei denen wichtige Themen überrannt und vernachlässigt werden

Es ist leicht, dass Vorstandssitzungen in die Falle eines schlechten Zeitmanagements tappen. Ohne strikte Einhaltung der Zeit nehmen einige Themen die Sitzung möglicherweise zu sehr in Anspruch, während andere, oft kritischere, überstürzt oder verschoben werden. Die Überschreitung der geplanten Zeit ist ein weiteres häufiges Problem, das zur Abberufung der Vorstandsmitglieder führen kann, da die Vorstandsmitglieder möglicherweise andere Verpflichtungen einhalten müssen. Schlechtes Zeitmanagement ist eines der am weitesten verbreiteten Fehler in der Vorstandssitzung.

Warum es ein großer Fehler ist

Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen in jedem Unternehmen, insbesondere für hochrangige Führungskräfte und Vorstandsmitglieder, die einen vollen Terminkalender haben. Wenn sich Besprechungen ständig verlängern oder wenn sich bestimmte Tagesordnungspunkte in die Länge ziehen, untergräbt dies den Fokus und die Energie der Gruppe. Dies ist besonders problematisch, wenn die wichtigeren, strategischen Diskussionen überstürzt oder auf eine andere Sitzung verschoben werden.

Darüber hinaus wirkt sich ein schlechtes Zeitmanagement schlecht auf den Organisator der Sitzung aus und kann die Gesamtproduktivität und die Effektivität der Entscheidungsfindung des Vorstands beeinträchtigen.

Die Lösung

• Zeit für Tagesordnungspunkte vorab einplanen: Ordnen Sie vor der Sitzung jedem Tagesordnungspunkt eine bestimmte Zeit zu. Geben Sie realistisch an, wie viele Diskussionen erforderlich sind, achten Sie aber auch strikt auf die Einhaltung des Zeitplans.
• Benennen Sie einen Zeitnehmer: Benennen Sie jemanden (oft den Vorsitzenden oder einen bestimmten Moderator), der die Zeit überwacht und dafür sorgt, dass das Meeting nach Plan verläuft. Sie sollten in die Lage versetzt werden, das Gespräch wieder auf die Tagesordnung zu lenken, wenn die Diskussionen lange dauern oder vom Kurs abweichen.
• Sorgen Sie für handlungsorientierte Diskussionen: Stellen Sie sicher, dass jede Diskussion ein klares Ziel hat. Vermeiden Sie es, sich in betrieblichen Details oder persönlichen Meinungen zu verlieren, die nicht zu einer Entscheidung führen. Wenn ein Thema zu komplex ist, um es während der Besprechung zu lösen, weisen Sie eine Folgeaufgabe zu oder vereinbaren Sie eine separate Diskussion.

4. Ineffektive Dynamik und Engagement in der Vorstandsetage

Das Problem: Dominanz einiger weniger oder mangelnde ausgewogene Beteiligung

Eine der subtileren, aber bedeutenderen Herausforderungen bei Vorstandssitzungen besteht darin, die Dynamik im Raum zu managen. In einigen Sitzungen dominieren möglicherweise einige Mitglieder die Diskussion, während andere schweigen. In anderen Fällen kann Gruppendenken innovative Ideen im Keim ersticken, da es den Mitgliedern unangenehm ist, den Status Quo in Frage zu stellen oder abweichende Meinungen zu äußern. Dieser Mangel an Engagement kommt ebenfalls häufig vor Fehler in der Vorstandssitzung.

Warum es ein großer Fehler ist

Der Wert des Vorstands liegt in seiner Vielfalt an Gedanken, Erfahrungen und Fachkenntnissen. Wenn nur wenige Stimmen das Gespräch dominieren, verliert der Vorstand wertvolle Perspektiven. Darüber hinaus können Gremien, die einen offenen Dialog nicht fördern, am Ende suboptimale Entscheidungen treffen, die auf begrenzten Standpunkten oder Annahmen beruhen.

Ein unengagiertes Vorstandsumfeld kann auch zu Frustration führen, da einige Mitglieder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag unterbewertet wird. Im Laufe der Zeit kann dies die Effektivität des Vorstands verringern, da diejenigen mit kritischen Erkenntnissen sich möglicherweise dafür entscheiden, zu schweigen, anstatt aktiv teilzunehmen.

Die Lösung

• Förderung einer ausgewogenen Teilhabe: Der Vorsitzende sollte alle Mitglieder aktiv in das Gespräch einbeziehen und sicherstellen, dass leisere Stimmen gehört werden. Einfache Techniken wie Diskussionsrunden (bei denen jedes Mitglied der Reihe nach spricht) können dazu beitragen, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten.
• Fördern Sie eine konstruktive Debatte: Etablieren Sie eine Kultur der offenen, respektvollen Debatte, in der abweichende Meinungen gefördert und nicht entmutigt werden. Gedankenvielfalt ist für eine effektive Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung, und die Vorstandsmitglieder sollten sich wohl dabei fühlen, Ideen in Frage zu stellen und alternative Sichtweisen anzubieten.
• Mit dominierendem Verhalten diplomatisch umgehen: Wenn bestimmte Mitglieder die Diskussion ständig dominieren, sollte der Vorsitzende diplomatisch eingreifen. Würdigen Sie ihren Beitrag, leiten Sie das Gespräch dann aber an andere Mitglieder weiter, indem Sie um zusätzliche Perspektiven oder Erkenntnisse bitten.

5. Vernachlässigung der Nachbereitung nach dem Meeting

Das Problem: Keine Rechenschaftspflicht oder Maßnahmen auf Entscheidungen

Ein häufiger Fehler und vielleicht einer der schädlichsten Fehler in der Vorstandssitzung, vernachlässigt den Folgeprozess nach dem Treffen. Sobald Entscheidungen getroffen sind, müssen sie umgesetzt werden. Wenn Maßnahmen nicht weiterverfolgt oder Fortschritte nicht nachverfolgt werden, können selbst die am besten geplanten Besprechungen unwirksam werden. Ohne klare Rechenschaftspflicht können Entscheidungen verzögert, vergessen oder schlecht umgesetzt werden.

Warum es ein großer Fehler ist

Folgemaßnahmen nach der Sitzung sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen umgesetzt und die Fortschritte verfolgt werden. Wenn es keine Folgemaßnahmen gibt, haben die Vorstandsmitglieder möglicherweise das Gefühl, dass die in der Sitzung verbrachte Zeit verschwendet wurde, da Entscheidungen nicht rechtzeitig umgesetzt werden. Dieser Mangel an Folgemaßnahmen kann auch die Glaubwürdigkeit des Vorstands sowohl innerhalb der Organisation als auch extern untergraben.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass der Vorstand ohne Rechenschaftspflicht in einen Kreislauf gerät, in dem in jeder Sitzung dieselben Themen erörtert werden, ohne voranzukommen.

Die Lösung

• Weisen Sie während des Meetings Aktionspunkte zu: Jede Entscheidung, die während des Treffens getroffen wird, sollte einen klaren Eigentümer und eine Frist haben. Stellen Sie sicher, dass alle Aktionspunkte dokumentiert sind und dass die einzelnen Personen für die Umsetzung zur Verantwortung gezogen werden.
• Verwenden Sie Tools zur Aufgabenverfolgung: Implementieren Sie digitale Tools, mit denen die Vorstandsmitglieder den Fortschritt der Aktionspunkte zwischen den Sitzungen überwachen können. Dies gewährleistet Transparenz und hält das Team zur Rechenschaft.
• Überprüfen Sie die Fortschritte zu Beginn der nächsten Sitzung: Überprüfen Sie zu Beginn jeder Vorstandssitzung den Status früherer Aktionspunkte. Dies stärkt die Rechenschaftspflicht und stellt sicher, dass wichtige Entscheidungen nicht vergessen werden.

Wie Boardwise helfen kann, Fehler bei Vorstandssitzungen zu vermeiden

Bei der Suche nach effektiveren Vorstandssitzungen kann der Einsatz der richtigen Tools den entscheidenden Unterschied ausmachen. Brettweise, eine umfassende Plattform für die Vorstandsverwaltung, wurde entwickelt, um viele der häufigsten Probleme zu lösen und zu beseitigen Fehler in der Vorstandssitzung wir haben besprochen. So kann Boardwise helfen:

1. Optimierte Agendaerstellung

Boardwise vereinfacht den Prozess der Erstellung und Verteilung von Tagesordnungen für Besprechungen. Mit seiner intuitiven Oberfläche können Sie Tagesordnungspunkte schnell entwerfen und organisieren, Prioritäten setzen und Zeitfenster zuweisen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Besprechungen strukturiert und fokussiert sind und einem klaren Plan folgen. Dadurch werden Ineffizienzen vermieden, die durch das Fehlen einer klaren Tagesordnung entstehen.

2. Effiziente Dokumentenverteilung

Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente in letzter Minute geteilt wurden. Mit Boardwise können Sie Sitzungsmaterialien weit im Voraus hochladen und verteilen, um sicherzustellen, dass alle Vorstandsmitglieder vor der Sitzung Zugriff auf wichtige Dokumente haben. Diese Vorabverteilung fördert eine bessere Vorbereitung und Einbindung und behebt den häufigen Fehler, Materialien nicht rechtzeitig zu verteilen.

3. Tools für das Zeitmanagement

Boardwise enthält Funktionen, mit denen Sie Ihre Besprechungen termingerecht durchführen können. Diese Tools stellen sicher, dass jedem Tagesordnungspunkt die angemessene Aufmerksamkeit geschenkt wird, und verhindern, dass Diskussionen zu lange dauern. Durch effektives Zeitmanagement hilft Boardwise dabei, die Fallstricke eines schlechten Zeitmanagements zu vermeiden.

4. Verbessertes Engagement in der Vorstandsetage

Mit Boardwise können Sie inklusivere und ausgewogenere Diskussionen ermöglichen. Die Plattform bietet Tools zur Nachverfolgung der Teilnahme, sodass Moderatoren sicherstellen können, dass alle Mitglieder engagiert sind und die Möglichkeit haben, Beiträge zu leisten. Dies trägt dazu bei, Probleme im Zusammenhang mit der Dominanz einiger weniger zu mildern, und fördert ein kollaborativeres Umfeld in den Vorstandsetagen.

5. Verfolgung und Nachverfolgung von Aktionselementen

Eine der herausragenden Funktionen von Boardwise ist die Fähigkeit, die während der Besprechungen getroffenen Maßnahmen und Entscheidungen zu verfolgen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Termine festzulegen und den Fortschritt zu überwachen. Auf diese Weise wird die Rechenschaftspflicht und die Weiterverfolgung von Entscheidungen gewährleistet, sodass der Fehler, die Nachbereitung nach der Sitzung zu vernachlässigen, wirksam vermieden wird.

Durch die Integration von Boardwise in den Prozess Ihrer Vorstandssitzungen können Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Sitzungen erheblich steigern. Die umfassenden Funktionen der Plattform stellen sicher, dass häufig auftretende Fehler proaktiv behandelt werden, was zu produktiveren Diskussionen und besseren Ergebnissen bei der Unternehmensführung führt.

Weitere Informationen darüber, wie Boardwise Ihre Vorstandssitzungen verändern kann, finden Sie unter boardwise.io. Vereinbaren Sie Ihre kostenlose Demo und entdecken Sie die gesamte Palette an Funktionen.

Fazit

Vorstandssitzungen sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung und Entscheidungsfindung. Wenn sie ordnungsgemäß durchgeführt werden, können sie die strategische Ausrichtung vorgeben, Innovationen fördern und den Gesamterfolg des Unternehmens unterstützen. Diese häufig vorkommenden Probleme sollten jedoch vermieden werden Fehler in der Vorstandssitzung—Das Fehlen einer klaren Agenda, das Versäumnis, Materialien im Voraus zu verteilen, schlechtes Zeitmanagement, ineffektive Dynamik im Sitzungssaal und Vernachlässigung der Nachbereitung — ist unerlässlich, um Ihre Besprechungen produktiver und wirkungsvoller zu gestalten.

Durch die Implementierung der hier beschriebenen Lösungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Vorstandssitzungen nicht nur effizienter sind, sondern auch zu besseren Entscheidungen und einer stärkeren Unternehmensführung führen.