Effektive Methoden zur Durchführung einer Befindlichkeitsrunde in Vorstandssitzungen

Verbessern Sie das Engagement, bauen Sie Vertrauen auf und geben Sie den Ton für produktive Vorstandssitzungen an

Von traditionellen verbalen Befindlichkeitsrunden bis hin zu kreativen Ansätzen

Im heutigen schnelllebigen Unternehmensumfeld ist eine Vorstandssitzung ein Schmelztiegel für Strategie, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Doch ohne bewusste Bemühungen, den Fokus und die Denkweise der Teilnehmer aufeinander abzustimmen, kann selbst die am besten geplante Agenda ins Stocken geraten. Hier sind die Methoden für die Durchführung einer Check-In-Runde: eine einfache, aber transformative Praxis, die Verbindungen fördert, Vertrauen aufbaut und die Voraussetzungen für produktive Gespräche schafft.

Dieser Artikel befasst sich mit den Methoden zur Durchführung einer Check-In-Runde und bietet maßgeschneiderte Vorschläge für erfahrene Fachleute, die Besprechungen mit hohem Risiko leiten.

Warum Methoden zur Durchführung einer Befindlichkeitsrunde in Vorstandssitzungen wichtig sind

Was ist eine Befindlichkeitsrunde?

Die Methode zur Durchführung einer Check-In-Runde beinhaltet eine strukturierte Aktivität zu Beginn einer Besprechung, bei der die Teilnehmer ihre aktuellen Gedanken, Gefühle oder Prioritäten austauschen. Dies ist kein ungezwungenes Gespräch — es ist ein bewusster Prozess, der darauf abzielt, die Abstimmung zu fördern, Herausforderungen aufzudecken und den Grundstein für die Zusammenarbeit zu legen.

In einem Unternehmensvorstand bieten die Methoden zur Durchführung einer Check-In-Runde den einzelnen Mitarbeitern einen Moment, in dem sie von der Hektik ihres Alltags zu der konzentrierten Denkweise übergehen können, die für strategische Diskussionen erforderlich ist.

Hauptvorteile von Methoden zur Durchführung einer Befindlichkeitsrunde

1. Verbessertes Engagement
   • Wenn Sie zu Beginn einer Sitzung sprechen, bereiten Sie die Teilnehmer auf weitere Beiträge vor.
   • Die Art und Weise, wie eine Check-In-Runde durchgeführt wird, vermittelt ein Gefühl der Inklusion, vor allem für ruhigere oder abgelegene Teilnehmer.
2. Verbesserter Fokus
   • Zu wissen, wo andere emotional oder beruflich stehen, kann Missverständnissen vorbeugen.
   • Die Abstimmung auf die Prioritäten gewährleistet eine reibungslosere Entscheidungsfindung während der gesamten Sitzung.
3. Stärkere Verbindungen
   • Regelmäßige Check-ins fördern die Kameradschaft und ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Sichtweisen auszutauschen.
   • Sie schaffen eine Atmosphäre der Empathie, die für die Bewältigung komplexer Themen oder Konflikte von entscheidender Bedeutung ist.
4. Frühe Problemidentifikation
   • Wenn ein Teilnehmer eine Herausforderung teilt — beispielsweise einen persönlichen Stressfaktor oder eine berufliche Hürde — kann dies Aufschluss darüber geben, wie Diskussionen gestaltet und angegangen werden.

Abwägung von Effizienz und Effektivität der Methoden zur Durchführung einer Befindlichketisrunde

Bei den Methoden zur Durchführung einer Check-In-Runde geht es nicht um langwierige Offenlegungen. In Umgebungen, in denen viel auf dem Spiel steht, ist Kürze unerlässlich. Ein effektiver Moderator stellt sicher, dass die Aktivität präzise und zielgerichtet bleibt und den Zielen des Meetings entspricht.

Vorbereitung auf eine erfolgreiche Befindlichkeitsrunde

Den Kontext des Meetings verstehen

Bevor Sie die Methoden für die Durchführung einer Check-In-Runde auswählen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Die Art des Treffens (z. B. strategische Planung, Krisenmanagement).
• Die Vertrautheit der Teilnehmer untereinander.
• Die gewünschten Ergebnisse der Sitzung.

Wenn Sie Ihre Methoden für die Durchführung einer Check-In-Runde anpassen, werden Relevanz und Engagement gewährleistet.

Legen Sie klare Ziele für die Methoden zur Durchführung einer Befindlichkeitsrunde fest

Frag dich selbst:

• Was möchte ich mit der Check-In-Runde erreichen? Geht es darum, die Teilnehmer zu motivieren, Spannungen abzubauen oder sich auf wichtige Ziele zu einigen?
• Was werden die Teilnehmer gewinnen? Ein Gefühl von Fokus, Verbindung oder Klarheit?

Wenn Sie sich über diese Ziele im Klaren sind, wird dies die Art und Weise beeinflussen, wie Sie die Aktivität gestalten.

Bereiten Sie sich logistisch auf die Methoden zur Durchführung einer Befindlichkeitsrunde vor

1. Zeitlicher Ablauf: Planen Sie zu Beginn des Treffens 5-10 Minuten ein, um die Methoden für die Durchführung einer Check-In-Runde zu besprechen. Bei längeren Sitzungen sollten Sie auch einen Check-in in der Mitte des Termins in Betracht ziehen.
2. Facilitator: Wählen Sie jemanden, der den Fokus beibehalten und die Teilnahme fördern kann. Dies ist oft der Vorsitzende der Besprechung oder ein vertrauenswürdiges Teammitglied.
3. Grundregeln:
   • Halten Sie die Beiträge kurz (z. B. 1-2 Minuten pro Person).
   • Respektiere die Beiträge anderer ohne zu urteilen.
   • Stellen Sie die Vertraulichkeit vertraulicher Offenlegungen sicher.

Methoden zur Durchführung von Befindlichkeitsrunden

Es gibt keine allgemeingültige Methode für die Durchführung einer Check-In-Runde. Im Folgenden finden Sie sechs bewährte Methoden, die jeweils für unterschiedliche Teamdynamiken und Zielsetzungen geeignet sind.

1. Traditionelles mündliches Einchecken

Die Teilnehmer geben abwechselnd ein kurzes Update zu ihrer Denkweise oder ihren Prioritäten. Zu den häufigsten Fragen gehören:

• „Wie fühlst du dich heute?“
• „Was geht dir durch den Kopf, wenn wir dieses Treffen beginnen?“
• „Welches Ziel möchten Sie in dieser Sitzung erreichen?“

Vorteile:

• Einfach und schnell zu implementieren.
• Wirksam für Teams, die sich bereits kennen.

Überlegungen:

• Risiko von Wiederholungen oder oberflächlichen Reaktionen, wenn nicht ausreichend moderiert.

2. Promptbasiertes Einchecken

Strukturierte Aufforderungen sorgen für Fokus und Abwechslung. Zu den Beispielen gehören:

• „Auf welchen kürzlichen Erfolg bist du stolz?“
• „Vor welcher Herausforderung stehen Sie derzeit?“
• „Was brauchst du heute von diesem Team, um erfolgreich zu sein?“

Vorteile:

• Ermutigt zu durchdachten Beiträgen.
• Maßgeschneiderte Aufforderungen können mit den Zielen übereinstimmen, die Sie erreichen möchten.

3. Temperaturcheck oder Moodboard

Die Teilnehmer bewerten ihre Denkweise oder Stimmung anhand einer Skala oder einer visuellen Hilfe. Beispiele:

• „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie energiegeladen sind Sie heute?“
• Verwenden Sie ein gemeinsames digitales Tool, um Emojis oder Symbole auszuwählen, die ihre Gefühle repräsentieren.

Vorteile:

• Identifiziert schnell Teilnehmer, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.
• Funktioniert gut für Remote- oder Hybrid-Teams.

Herausforderungen:

• Kann sich unpersönlich anfühlen, wenn es nicht mit Diskussionen einhergeht.

4. Visuelle oder kreative Techniken

Die Teilnehmer beschreiben ihre Stimmung oder Denkweise anhand von Metaphern, Zeichnungen oder symbolischen Objekten. Beispiele:

• „Wenn deine aktuelle Denkweise ein Wettermuster wäre, welches wäre das?“
• „Zeichne ein Symbol, das deinen heutigen Fokus repräsentiert.“

Vorteile:

• Aktiviert kreatives Denken.
• Bricht die Formalitäten ab und sorgt für eine entspanntere Atmosphäre.

Überlegungen:

• Kann sich für Teilnehmer, die mit diesem Ansatz nicht vertraut sind, unangenehm anfühlen.

5. Stilles schriftliches Einchecken

Die Teilnehmer schreiben ihre Antworten auf eine Aufforderung und teilen die Highlights laut oder über eine digitale Plattform mit.

Vorteile:

• Ermutigt zu tieferem Nachdenken, insbesondere für introvertierte Teilnehmer.
• Erstellt eine schriftliche Aufzeichnung von Gedanken oder Prioritäten.

Herausforderungen:

• Erfordert zusätzliche Tools oder Setups für virtuelle Teams.

6. Aktivitäten zur Teambildung

Kurze, ansprechende Übungen können die Teilnehmer mit Energie versorgen. Beispiele:

• Eine kurze Wortassoziation zum Thema des Treffens.
• Sie teilen „zwei Wahrheiten und einen Wunsch“ über ihre beruflichen Ziele.

Vorteile:

• Baut Beziehungen in neuen oder vielfältigen Teams auf.
• Fügt ein lustiges Element hinzu, um das Meeting positiv zu beginnen.

Vorsicht: Bringen Sie Unbeschwertheit mit Professionalität in Einklang, um den Fokus zu behalten.

Anpassung der Methoden für die Durchführung von Befindlichkeitsrunden an den Kontext

Treffen, bei denen viel auf dem Spiel steht

Effizienz ist entscheidend, wenn viel auf dem Spiel steht. Entscheiden Sie sich für einen mündlichen Check-in oder eine schnelle Temperaturkontrolle, um kritische Bedenken zu äußern, ohne die Tagesordnung zu verzögern.

Remote- oder Hybrid-Teams

Nutzen Sie digitale Tools wie MURAL, Zoom Polls oder Google Jamboard, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer — ob remote oder persönlich — die gleiche Stimme hat.

Diverse oder interkulturelle Gremien

Respektiere kulturelle Unterschiede, indem du neutrale Aufforderungen wählst und Aktivitäten vermeidest, die sich für manche Teilnehmer zu persönlich oder ungewohnt anfühlen könnten.

Bewährte Verfahren zur Erleichterung der Methoden zur Durchführung einer Check-In-Runde

1. Geben Sie den Ton an: Beginne mit deinem eigenen Beispiel und modelliere Ehrlichkeit und Kürze.
2. Übe aktives Zuhören: Bestätigen Sie die Eingaben jedes Teilnehmers, um seinen Beitrag zu bestätigen.
3. Förderung der Teilnahme: Bitten Sie ruhigere Mitglieder zum Reden, aber vermeiden Sie es, jemanden zum Sprechen zu drängen.
4. Zeit verwalten: Verwenden Sie einen Timer oder einen visuellen Hinweis, um sicherzustellen, dass die Check-ins planmäßig ablaufen.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

1. Überdehnt den Prozess

Check-Ins stehen nicht im Mittelpunkt des Treffens. Legen Sie ein striktes Zeitlimit fest und fahren Sie fort, sobald alle Beiträge geleistet haben.

2. Mangelnde Klarheit

Vage Eingabeaufforderungen können die Teilnehmer verwirren. Bereite klare, präzise Fragen vor, die als Richtschnur für die Antworten dienen.

3. Ignorieren der aufgeworfenen Probleme

Wenn ein Teilnehmer Bedenken äußert, nehmen Sie dies zur Kenntnis, ohne die Besprechung zum Scheitern zu bringen. Weisen Sie bei Bedarf Folgemaßnahmen zu.

4. Oberflächliches Engagement

Ermutigen Sie die Teilnehmer, über oberflächliche Antworten hinauszugehen, indem Sie zum Nachdenken anregende Aufforderungen verwenden.

Fazit

Methoden zur Durchführung einer Check-In-Runde sind ein vielseitiges Instrument, um die Verbindung, das Engagement und die Abstimmung in Vorstandssitzungen zu fördern. Wenn Sie die richtige Methode wählen, sich sorgfältig vorbereiten und mit Sorgfalt moderieren, können Sie ihr volles Potenzial entfalten. Ganz gleich, ob Sie eine Strategiesitzung leiten, bei der viel auf dem Spiel steht, oder ein routinemäßiges Update — die Integration von Check-Ins in Ihre Meeting-Struktur stellt sicher, dass jeder Teilnehmer konzentriert ist, gehört wird und bereit ist, seinen Beitrag zu leisten.

Sind Sie bereit, Ihre Vorstandssitzungen zu bereichern? Beginnen Sie noch heute damit, diese Methoden für die Durchführung einer Check-In-Runde zu integrieren, und beobachten Sie den Unterschied in der Teamdynamik und Produktivität.

Wie Boardwise helfen kann

Wir bei Boardwise wissen, wie wichtig ein effektives Sitzungsmanagement ist und welche Rolle strukturierte Check-In-Runden bei der Verbesserung der Interaktionen im Vorstand spielen. Unsere Plattform wurde entwickelt, um die Vorbereitung und Durchführung von Vorstandssitzungen zu optimieren und eine nahtlose Integration von Verfahren wie Check-In-Runden zu ermöglichen.

Mit Boardwise können Sie:

• Tagesordnungen effizient vorbereiten: Erstellen und verteilen Sie Tagesordnungen, in denen Zeit für Check-In-Runden enthalten ist. So stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer von Anfang an einig sind.
• Erleichtern Sie das Engagement der Teilnehmer: Ermöglichen Sie strukturierte Themeneinreichungen und Tools für die Zusammenarbeit, die die aktive Teilnahme an den Check-In-Runden unterstützen.
• Halten Sie den Meeting-Flow aufrecht: Passen Sie Zeitpläne und Tagesordnungen einfach in Echtzeit an, um der Dynamik der Diskussionen Rechnung zu tragen, die sich aus den Erkenntnissen des Check-ins ergeben.

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